Hvordan håndtere fordringer effektivt?

Effektiv håndtering av fordringer er avgjørende for sunn likviditet og økonomisk stabilitet i bedriften din. Ubetalte fakturaer kan skape store utfordringer, men med riktige rutiner og verktøy kan du redusere risikoen for tap og forbedre kontantstrømmen.

I denne artikkelen får du konkrete tips til hvordan du kan sikre en mer strømlinjeformet prosess for oppfølging av fordringer, tapsføring – fra fakturering til inkasso.

Hvordan unngå tap på fordringer?

Å unngå tap på fordringer handler om å ha gode rutiner for kredittvurdering, fakturering og oppfølging av utestående betalinger.

• Kredittvurdering: Utfør grundige kredittvurderinger av nye kunder før du gir dem kreditt. Dette kan inkludere å sjekke kredittscore, tidligere betalingshistorikk og økonomisk stabilitet.  
• Kredittgrenser: Sett klare kredittgrenser for hver kunde basert på deres kredittvurdering. Dette kan bidra til å begrense eksponeringen mot enkeltkunder.  
• Betaling: Kan du gjøre det enklere for kunde å betale med en gang? Kanskje vi Vipps, Klarna eller Paypal? Du kan også vurdere å be om forskuddsbetaling eller delbetaling for kunder med lav kredittscore. 
• Kontrakter og avtaler: Sørg for at alle avtaler og kontrakter er klare og detaljerte, med spesifikke betalingsbetingelser og konsekvenser ved mislighold. 
• Fakturering og oppfølging: Bruk e-faktura eller EHF for raskere og sikrere levering. Fakturer umiddelbart etter levering av varer eller tjenester, og pass på at fakturaen er tydelig med spesifikasjoner og betalingsinformasjon. 
• Purre- og inkassorutiner: Etabler effektive purre- og inkassorutiner for å håndtere forsinkede betalinger. Mange økonomisystemer har dette som automatiske prosesser i systemet.  
• Sikkerhet og pant: Vurder å ta sikkerhet eller pant i eiendeler for større kreditter, noe som kan gi en ekstra sikkerhet ved mislighold. 
• Forsikring: Vurder å tegne kredittforsikring for å beskytte mot tap på fordringer. 
• Regelmessig gjennomgang: Gjennomgå regelmessig kundespesifikasjoner og reskontro for å identifisere og håndtere potensielle problemer tidlig. 
• Avsetning for tap: Foreta regnskapsmessige avsetninger for tap på fordringer basert på en vurdering av risikoen for tap, som kan bidra til å dempe effekten av eventuelle tap. 

Hvordan håndtere tapsførte fordringer?

Når en fordring blir ansett som tapt, må den håndteres riktig i regnskapet for å sikre korrekt rapportering og skattemessig behandling.

• Kriterier for tapsføring: En fordring kan tapsføres når det er overveiende sannsynlig at den ikke vil bli betalt. Dette kan skyldes konkurs, gjeldsforhandlinger, eller mislykket inkasso. 
• Bokføring: Konstaterte tap på kundefordringer bokføres på konto 7830 «Tap på fordringer» og inngår i posten «Annen driftskostnad» i resultatregnskapet. Det er viktig å ha god dokumentasjon som viser hva som er gjort for å inndrive fordringen, som purringer eller inkasso. 
• Avsetning for fremtidige tap: Det bør gjøres en konkret vurdering av alle fordringer for å vurdere sannsynligheten for tap. Avsetningen skal være konkret mot utestående beløp. 
• Skattemessig fradrag: Skattemessig fradrag for tap på fordringer er mulig når tapet er endelig konstatert, i henhold til Finansdepartementets skatteforskrift. 

Når bør fakturabelåning eller factoring vurderes?

Fakturabelåning og factoring kan vurderes når en bedrift ønsker å forbedre sin likviditet ved å frigjøre kapital bundet i kundefordringer. Det er viktig å ta en totalvurdering av kostnadene ved factoring, som inkluderer provisjoner og renter, opp mot fordelene med forbedret likviditet og redusert administrativ byrde.

Her er noen situasjoner hvor det kan være aktuelt:

• Likviditetsbehov: Hvis bedriften har behov for rask tilgang til kontanter for å dekke driftskostnader eller investere i vekst, kan factoring være en løsning. Factoringforetaket forskutterer en del av fordringens verdi, noe som gir en likviditetsfordel. 
• Redusert administrativ byrde: Factoring kan også være gunstig hvis bedriften ønsker å redusere den administrative byrden knyttet til innkreving av fordringer. Factoringselskapet kan håndtere fakturering, innkreving og betalingsovervåking. 
• Risiko for manglende betaling: Hvis det er høy risiko for at kunder ikke betaler, kan factoring være en måte å overføre denne risikoen til factoringselskapet, spesielt ved fakturakjøp hvor factoringselskapet overtar betalingsrisikoen. 
• Forbedret kontantstrøm: Factoring kan bidra til å forbedre kontantstrømmen ved å gi umiddelbar tilgang til midler som ellers ville vært bundet opp i utestående fakturaer. 
• Kostnadseffektivitet: Det kan være kostnadseffektivt for bedrifter som ikke har ressurser til å håndtere innkreving av fordringer internt.