Mva for eiendom: De 5 vanligste fellene – og hvordan unngå de

Mva på eiendom er alt annet enn rett fram. Utleie, utvikling, salg, rehabilitering og komplekse selskapsstrukturer gjør at små feil fort kan koste store penger.  

Vi har tatt en prat med Parsa, Business Manager i VIEW Group, om hvilke mva-feller eiendomsaktører ofte står ovenfor – og hvordan være best mulig forberedt. 

Først: Hvorfor er mva ekstra krevende i eiendomsbransjen?

Parsa:
Fordi nesten ingenting er «standard». I varehandel er det ofte enkelt: enten er noe avgiftspliktig eller ikke. I eiendom har du frivillig registrering, blandet bruk av bygg, justeringsregler, store enkeltsummer og mange selskap som henger sammen. 

I tillegg har du ofte både utviklingsprosjekter, ferdige bygg og blanding av næring/bolig i samme portefølje. Da holder det ikke å ha «en grei mva-rutine» du må ha struktur, system og kompetanse som faktisk er tilpasset eiendom. 

Felle 1: Å tro at utleie alltid er «uten mva»

Hva er den første klassiske fellen du ser? 

Parsa:
Mange tenker «utleie av fast eiendom = uten mva, punktum». Det stemmer jo i utgangspunktet, men eiendomsaktører glemmer ofte frivillig registrering og muligheten til å leie ut med mva til pliktige leietakere. 

Konsekvensen blir enten at du går glipp av fradrag for inngående mva på kostnader, eller at du fakturerer feil, for eksempel uten mva der det burde vært mva. Begge deler kan bli dyrt over tid. 

Hvordan unngå det?
Få en bevisst strategi for frivillig registrering, og sørg for at dette er lagt inn i både kontrakter, rutiner og økonomisystemet. Systemet må understøtte valgene dere tar, slik at det ikke er opp til hver enkelt saksbehandler å huske spesialreglene. 

Felle 2: Blandet bruk av bygg – og feil fordeling av mva

Hva med bygg som brukes både til bolig og næring? 

Parsa:
Det er en gjenganger. Når du har blandet bruk, typisk næringslokaler i 1. etasje og boliger over, skal mva ofte fordeles forholdsmessig. Feilen vi ser er enten at man tar fullt fradrag «for sikkerhets skyld», eller at man blir for forsiktig og tar altfor lite fradrag. 

Det handler om å ha en gjennomtenkt fordelingsnøkkel og dokumentasjon som tåler revisjon og eventuelle kontroller. 

Hvordan unngå det?
Lag en tydelig modell for fordeling (kvm, leieinntekter e.l.), dokumenter den, og sørg for at nøkkelen faktisk implementeres i regnskapsføringen, ikke bare finnes i et notat eller et Excel-ark. Gode systemer kan automatisere fordelingen, men da må modellen først være gjennomtenkt. 

Felle 3: Glemme justeringsreglene ved store investeringer og salg

Justeringsregler er ofte litt «hysj-tema». Hvordan slår de ut i eiendom? 

Parsa:
Justeringsreglene for kapitalvarer er kanskje det mest undervurderte risikoområdet. Når du bygger om, standardhever eller påkoster eiendom, kan mva måtte justeres over flere år. 

Mange glemmer å følge opp dette, spesielt i konsern med mange selskaper og mye aktivitet. Resultatet kan bli etterberegning av mva og strafferenter flere år tilbake i tid. 

Hvordan unngå det?
Du må ha to ting på plass: 

1. Oversikt: Hva er kapitalvarer, hvilke prosjekter er justeringspliktige, og hvor langt ut i perioden er du? 

1. Systemstøtte: Rutiner og rapporter som hjelper deg å holde orden på justeringsperioder og eventuelle endringer, ikke bare manuelle huskelister. 

Vi jobber ofte sammen med kundene våre for å sette opp rapporter og kontrollpunkter som gjør at økonomiavdelingen faktisk blir varslet når noe må følges opp, ikke bare «håper å huske det». 

Felle 4: Prosjektkostnader og utvikling – feil fradrag i tidlig fase

Hva skjer i utviklingsprosjekter, før bygget i det hele tatt er ferdig? 

Parsa:
I tidlig fase har du gjerne regulering, arkitekter, rådgivere, tomtekjøp og ulike utredninger. Her gjør mange feil ved å ta fradrag for mva selv om de ikke har noe grunnlag til det, eller at de ikke tar fradrag som de har rett på. 

Når prosjektet endrer karakter underveis, for eksempel fra planlagt næring til bolig, eller motsatt, blir bildet enda mer komplisert. 

Hvordan unngå det?
Du må ha en god prosjektstruktur, og du må jevnlig vurdere hva formålet med prosjektet faktisk er. Vi anbefaler ofte at kundene bruker prosjektmoduler og dimensjoner aktivt, slik at kostnader knyttes riktig fra dag en, og at vurderinger dokumenteres underveis. Da er det mye enklere å håndtere mva korrekt når prosjektet materialiserer seg. 

Felle 5: Mange eiendomsselskaper – og personavhengige Excel-løsninger

Hvordan slår konsernstruktur og mange selskap inn på mva? 

Parsa:
I eiendom har du ofte et konsern med mange SPV-er, og kanskje flere forvaltere og rådgivere involvert. Da ser vi fort at mva-logikken havner i hodet til en eller to nøkkelpersoner, og resten styres via Excel. 

Problemet er at det blir veldig sårbart. Hvis noen slutter, blir syke, eller det skjer endringer i porteføljen, mister du oversikt. Og når du har manuelle mellomregninger på tvers av selskap, går det ofte galt et sted. 

Hvordan unngå det?
Standardiser så mye som mulig. Felles kontoplan, felles mva-oppsett, felles rutiner, på tvers av selskap. Og legg logikken inn i økonomisystemene og arbeidsflyten, ikke i regneark og enkeltpersoner. Der kan vi som rådgiver hjelpe kundene med å bygge struktur og gode kontrollrutiner som faktisk kan brukes i hverdagen. 

Anbefalt: 4 tegn på at eiendomsporteføljen har vokst ut av Excel

Så… hvor starter man hvis man kjenner seg igjen i dette?

Hvis en eiendomsaktør leser dette og tenker «oi, dette er ofte en utfordring for oss» – hva bør de gjøre først? 

Parsa:
Jeg pleier å anbefale tre enkle steg: 

1. Kartlegg risikoen.
   Finn ut hvor dere potensielt har størst mva-eksponering: store prosjekter, blandet bruk, frivillig registrering, gamle bygg med mye historikk. 
2. Se på system og struktur.
   Fungerer dagens oppsett faktisk for eiendom, eller er det en generell løsning dere har «tvunget» inn? Har dere mange manuelle unntak og Excel-komboer, er det et tydelig faresignal. 
3. Snakk med noen som kan både fag og system.
   Det hjelper lite med gode systemer hvis oppsettet er feil, og omvendt. Ideelt sett bør dere ha en partner som kjenner både eiendomsfaget og verktøyene dere bruker. Det er der vi i VIEW Group kommer inn. 

Opplev Xledger – tilpasset eiendom

Vi jobber hver dag med eiendomsselskaper og forvaltere som står i akkurat disse problemstillingene.

Ofte handler det ikke om å gjøre mer, men om å gjøre de riktige tingene – på en mer standardisert måte. Xledger er ERP – systemet for eiendom og kan integreres med andre fagsystemer.

Vil du se hvordan vi har hjulpet andre eiendomsselskaper? Book en 20 min prat her, så vi viser deg topp 3 funksjonalitet i Xledger for bransjen.