Økonomistyring i shipping

Hvordan ser god økonomistyring ut når hver nautisk mil påvirker bunnlinjen?

Bjørnar forteller hvordan hver faktura og hver linje i regnskapet speiler virkeligheten til sjøs – og hvorfor reise-P&L er nøkkelen til å forstå lønnsomheten. Han er CEO i VIEW Maritime (datterselskap av VIEW Group) som har i over 20 år tilegnet seg spesialkompetanse for å bistå shipping industrien med tallene sine. 

«Bak hvert skip på havet finnes et regnskap som forteller en historie». Hva legger du i det?

For oss i VIEW Maritime er regnskap mer enn tall i en tabell. Det er et speilbilde av hvordan skipene faktisk presterer – der hvert bilag sier noe om virkeligheten til sjøs.

Regnskapet fungerer som en loggbok: hver linje – fraktinntekt, bunkers, havneavgift – er en hendelse. Når vi setter linjene i rekkefølge og kontekst, ser vi mønstre: hva driver marginene på denne reisen og dette skipet, og hva trekker dem ned. Når drift og økonomi deler samme bilde, blir tallene til handling.

Det handler ikke bare om debet og kredit, men om sammenhengen mellom fraktinntekter, forbruk, havneutgifter og OPEX – linje for linje, reise for reise, måned for måned.

Det er i dette skjæringspunktet mellom sjø og tall vi trives, og det er nettopp her teamet mitt er spesialister.

Hva er reiseresultat, og hvorfor er det så viktig i shipping? 

Dersom man driver en kommersiell virksomhet, så må man ha kontroll på reisen sin p&l. Det vil si at vi må struktureretallene sånn at det er mulig å tracke hver enkelt reise, istedenfor kun å måle måned eller år. Det er meget godt mulig at man sitter med fasit på reiseresultatet i sitt eget hode, men i bøkene må man ha strukturen på plass for at det skal være brukbart.

Poenget er å vite om akkurat denne turen tjente penger, og hvor marginen forsvant hvis den ikke gjorde det. En reise kan se bra ut operasjonelt, men gi et helt annet bilde finansielt.

Ved å analysere reiseresultatet kan vi sammenligne operasjonens estimater med faktiske tall: fraktinntekter, havneutgifter, bunkers og andre variable kostnader. Effekten av beslutninger blir synlig nesten i sanntid. Resultatet er konkrete tiltak: ett tiltak, én linje, én effekt.

I praksis regnesreiseresultatet slik:
Inntekter (frakt, ev. demurrage) – reiserelaterte kostnader (bunkers, havne/kanalavgifter, agenter, kommisjon m.m.)

De kostnadene relatert direkte til skipet (OPEX, avskrivninger, finans) holdes utenfor.

Én “reise” kan vare fra noen få dager til flere måneder, avhengig av rute. Derfor må inntekter og kostnader periodiseres over reisens faktiske varighet for å gi et korrekt bilde underveis – typisk frakt som faktureres ved avgang, havneanløp som kommer i ulike faser, og bunkers som forbrukes løpende.

God periodisering gir styringsinformasjon mens reisen pågår, ikke først i etterkant.

Hvis jeg driver et rederi med 5 skip, hva er dine beste tips for å effektivisere regnskapsavdelingen?

Det første jeg ville anbefalt et rederi å gjøre er å start med dataflyten. Digitaliser og strukturer den finansielle dataen direkte fra kilden, enten det er VMS, ERP, bank eller andre tredjepartssystemer.

Målet er at samme faktura aldri tastes flere ganger. Hver manuell føring (VMS → regnskap → bank) tredobler feilrisikoen – det løses med integrasjoner og gode valideringsregler.

Deretter: Strukturer ERP slik at du får relevant styringsinfo fra ett sted. Bruk en tydelig dimensjonsstruktur (skip, reise, havn, forretningsområde) og standardiser kontoplan og koder. Da kan du enkelt sammenligne reiser, skip og perioder – og få ren “breakdown” av inntekter og kostnader per skip.

Til slutt: stram inn rapporteringsprosessen. Når data flyter automatisk og er strukturert likt, kan du redusere tiden fra hendelse i operasjon til beslutningsgrunnlag i økonomi. Effekten er mindre etterarbeid, færre feil og raskere tiltak i drift.

Ved å ta i bruk mulighetene over har man muligheten til å forenkle rapporteringsprosessen sånn at man kan redusere tiden fra operasjon til beslutningsgrunnlag. Disse enkle grepene vil være med på å effektivisere driften av rederiet. 

Hvorfor er det viktig at et rederi ha en regnskapsfører eller økonomiavdeling med shipping – kompetanse?

Regnskap for et shipping selskap er mye mer enn bare debet / kredit. Bergreper som Frakt, Demurrage, TC eller bunker consumption må sitte, samtidig som man må forstå hva som menes med disbursement account og agency fee, og hvilken impact gjør dette på regnskapet. 

Like viktig er koblingen til driften: hvordan rutevalg, liggetid, bunkersforbruk og anløp påvirker periodisering og reise-P&L. Uten denne forståelsen blir rapporteringen treg, periodiseringene feil og beslutningsgrunnlaget svakt. Med riktig shippingkompetanse får du presise tall, raskere avviksmåling og tiltak som virker i operasjonen.

Uten denne bransjekunnskapen får du ikke fullt utbytte av din regnskapsfører og den verdien en god partner kan tilføre ditt selskap.

Har du et konkret eksempel på en problemstilling eller utfordring noe dere nylig har løst for en kunde?

Ja. Nylig hjalp vi et konsern som var midt i en restrukturering av både flåte og selskapsstruktur. Vi gikk inn systemteknisk og la til rette for mer effektiv bruk av ERP og tilhørende verktøy: revidert kontoplan, tydelig dimensjonsstruktur (skip, reise, selskap) og – ikke minst – et robust oppsett for mellomregninger med klare rutiner for vedlikehold.

Vi jobbet tett med teamet deres gjennom hele prosessen, og sørget for at alle følte seg trygge på endringene. Parallelt tok vi oss av bilagsføringen i en overgangsperiode for å frigjøre kapasitet i kundens regnskapsavdeling, slik at de kunne holde fokus på løpende drift og rapportering mens omorganiseringen pågikk.

Har du flere spørsmål?

Vil du vite hvordan dette kan se ut for dine rederi eller skip? Ta kontakt med VIEW Maritime for en gjennomgang av dagens oppsett og mulige gevinster – fra datafangst og integrasjoner til rapportering og reise-P&L.

Ta kontakt med Bjørnar direkte under eller les mer om hva VIEW Maritime kan tilby her.

Bjørnar Ufs Haugane

bjornar.haugane@viewmaritime.com
+47 480 05 156