Sånn blir du mer datadrevet

– uten å måtte investere i et gigantisk datavarehus 

Alle snakker om å bli mer «datadrevet» og at data er den nye oljen. Men for mange bedrifts- og økonomiledere består hverdagen fortsatt av Excel-filer, mange rapporter og flere versjoner av «sannheten». Kjenner du deg igjen? Du er garantert ikke alene.  

Vi hjelper økonomi – og bedriftsledere å utnytte data for å oppnå resultater, og har spurt en av våre eksperter om å dele hans beste tips for hvordan få dette til.  

Jarle Soland daglig leder i Avito, et analyseselskap under VIEW Group-paraplyen, forteller hvordan du kan komme i gang, hvilke muligheter finnes og hvilke investeringer som kreves. 

Utfordringen: Du har data men mangler innsikten

Jarle har jobbet med data, rapportering og analyse i over 20 år. Han oppsummerer situasjonen hos mange virksomheter ganske brutalt: 

-Vi ser de samme problemstillingene igjen og igjen. Data finnes, men er spredt, ufullstendig eller av for dårlig kvalitet til å gi reell innsikt. Typiske utfordringer vi møter hos kunder: 

• Excel-regime og «privatøkonomier»
  Hver avdeling sitter på sine egne filer, rapporter og definisjoner. Alle har sitt bilde av sannheten, men det henger ikke sammen på tvers av organisasjonen. 

• Manglende datakvalitet
  Når man først begynner å samle, oppdager man hull: manglende registreringer, feilføringer og ufullstendige data. Resultatet er analyser du ikke helt stoler på. 

• Data i siloer
  Finansdata, vedlikeholdsdata, timeregistrering, produksjon, markedsdata – alt ligger i hvert sitt system. Du ønsker å se det på tvers, men får det ikke til. 

• Låste standardrapporter
  Rapporteringsmulighetene i økonomi- og fagsystemene er ofte for lite fleksible. Du får ikke de vinklingene du trenger for å styre virksomheten. 

I praksis ender CFO’en opp med å bruke mesteparten av tiden på å finne og organisere tall og rapporter, i stedet for å omsette innsikt til bedre beslutninger. 

Første steg: Hva vil du vite?

Mange starter «datadrevet-prosjektet» sitt med teknologien: nytt system, nytt verktøy, nye dashboard. Jarle mener det er en dårlig idé; 

Det viktigste er egentlig ikke verktøyene i første omgang. Det viktigste er å være konkret på: Hva er det du vil vite? Hva trenger du som CFO, som leder, som prosjektansvarlig – for å ta bedre beslutninger? 

Når det er tydelig definert:

1. Blir det enklere å kartlegge hvilke data dere allerede har
2. Dere ser fort hvor dere har hull i datagrunnlaget
3. Dere kan rydde bort manuelle prosesser som skaper feil og flaskehalser 

-Og så kan dere begynne å tenke plattform og verktøy – ikke før, presiserer han. 

Fra spredte systemer til felles dataplattform

Den gode nyheten: Du trenger ikke investere i et digert, dyrt datavarehusprosjekt for å bli mer datadrevet. 

Jarle peker heller på en mer pragmatisk tilnærming: 

• Utnytt at mye allerede ligger i skybaserte økonomi- og fagsystemer
• Samle dataene i en lettere tilgjengelig felles dataplattform hos VIEW Group
• La brukerne selv koble seg på med verktøy de kjenner: Power BI, Excel, Qlik, Tableau – eller det dere foretrekker 

Poenget er ikke å konkurrere med standardrapportene i regnskap- og lønnssystemene. Poenget er å gi deg frihet til å kombinere data på tvers, og se virksomheten samlet.

Resultatet for CFO-en: 

• Du slipper å jakte rapporter – data oppdateres automatisk i bakgrunnen 
• Du kan se både konsern, selskap, avdeling, prosjekt og medarbeider 
• Du får bedre grunnlag for prognoser og forecasting, ikke bare historikk 
• Du sitter med ett felles sannhetsgrunnlag, som alle kan forholde seg til 

Bærekraft + økonomi = samme data, mer verdi

Et område som virkelig driver frem behovet for bedre datagrunnlag er bærekraftsrapportering. 

-Det interessante med bærekraft er at vi ofte snakker om de samme dataene som allerede ligger i systemene, sier Jarle. 

I stedet for å lage et eget «bærekraft-spor» med nye Excel-filer, nye innsamlinger og nye prosesser, anbefaler han: 

• Tenk helhetlig dataplattform – ikke enkeltprosjekt 
• Se hvilke data som kan brukes både til styringsinformasjon og ESG-rapportering 
• Bygg slik at «to tanker i hodet samtidig» blir standard, ikke unntak 

Jarle forteller om et stort konsern med rundt 70 selskaper, hvor prosjektet startet nettopp med bærekraft. Underveis oppdaget de at: 

• De manglet konsolidert økonomirapportering 
• De hadde mange parallelle manuelle prosesser 
• Samme datagrunnlag kunne brukes til flere formål 

Løsningen ble å levere bærekraftrapportering og økonomirapportering parallelt, på samme plattform. Mindre dobbeltarbeid, mer effekt. 

Bli mer datadrevet – uten å overinvestere

Jarle skisserer 3 typiske innganger for kunder som vil bli mer datadrevet. De passer spesielt godt for små og mellomstore virksomheter.

1. Standard: Kom i gang med regnskapsdata

For de enkleste kundene tilrettelegges data fra regnskapssystemet i en dataplattform hos leverandør, som kunden kan koble seg opp mot: 

• Standardiserte rapporter med nøkkeltall, men også med muligheten for å lage egne rapporter i valgt sluttbrukerverktøy. Eksempel kan være Excel eller Power BI. 
• Enkelt grensesnitt, lav brukerterskel 
• Automatiske oppdateringer – du slipper å «bestille rapporter» 

Dette krever forholdsvis lite av organisasjonen, og kan leveres som en tjeneste til fast månedspris (for eksempel fra rundt 2 000 kr/mnd, avhengig av omfang).

Perfekt for virksomheter som: 

• Ikke har egen controller- eller analyseavdeling 
• Ønsker bedre oversikt, men ikke vil inn i store prosjekter 
• Vil ha noe som «bare virker» ut av boksen men som likevel gir muligheter for fleksibilitet. 

2. Avansert: Legg til én eller to ekstra datakilder

Neste steg er for virksomheter som vil se økonomi sammen med andre nøkkeltall: 

• Prosjekt- og timeføring fra egne systemer, vedlikeholds- eller produksjonsdata eller driftsdata 

Her: 

• Legges det til én eller to ekstra kilder i dataplattformen 
• Du får mulighet til å se utnyttelsesgrad, prosjektlønnsomhet, kapasitetsutnyttelse osv. 
• Det krever litt mer etablering, men fortsatt langt unna «gigantprosjekt» 

Du får: 

• Et langt mer relevant styringsgrunnlag 
• Mulighet til å bygge egne rapporter. 
• Fleksibilitet for videre utbygging etter behov 

3. Skreddersydd: Full dataplattform med mange kilder

For de mer avanserte kundene etableres en mer komplett løsning: 

• Mange datakilder (økonomi, drift, vedlikehold, CRM, HR, sensorer, eksterne data, vær, marked osv.) 
• Egne modeller for forecasting, scenarioplanning, simulering og bruk av AI.
• Rapporter skreddersydd til styre, ledelse, CFO, driftsledere og prosjektledere 

Historisk sett var dette løsninger kunden måtte bygge og drifte selv, ofte med store investeringer. Nå er det i større grad mulig å levere dette som forvaltede tjenester i skyen, slik at dere slipper å bekymre dere for infrastruktur, oppdateringer og drift. 

Hvor starter du som CFO?

De fleste CFOer klarer å finne tallene. Det som skiller de som er datadrevet, er evnen til å dele informasjonen på en enkel måte – og invitere andre inn til å bruke den. 

Et godt første steg kan være: 

1. Definér 3–5 spørsmål du vil ha bedre svar på
   F.eks.: «Hvilke prosjekter tjener vi egentlig penger på?» eller «Hva påvirker marginene våre mest?» 
2. Kartlegg hvilke data dere har i dag
   Finans, lønn, timeføring, produksjon, drift, sensorer, CRM, eksterne kilder osv. 
3. Identifisér manuelle flaskehalser
   Hvor sitter dere og klipper/limer, laster ned rapporter, setter sammen i Excel? 
4. Start lite – men riktig
   Koble til regnskap først, få standardrapportering på plass, og bygg ut derfra. 

Vil du ta en prat om hvordan du kan bli mer datadrevet?

Hvis du er nysgjerrig på hvordan dette kan se ut for din virksomhet, så book en uforpliktende prat med Jarle i kalenderen her. 

Det koster ingenting å spørre oss, og ofte er det bare noen gode svar eller litt inspirasjon som skal til før du kan starte din reise mot å bli mer datadrevet😊