5 tegn på at virksomheten har vokst fra økonomioppsettet sitt

Virksomheten har blitt større. Men økonomioppsettet har kanskje ikke utviklet seg i samme takt.

Det skjer ofte gradvis. Ett nytt selskap. Et nytt system. Flere rapporteringskrav. Litt mer Excel. Litt flere manuelle avstemminger.

Hver enkelt løsning kan fungere greit. Problemet oppstår når summen begynner å koste for mye tid, skape sårbarhet eller gjøre det vanskeligere å få gode tall raskt.

Jan-Mikael Jansson ser særlig fem tegn som kan tyde på at økonomioppsettet ikke lenger holder tritt med virksomheten.

1, Rapporteringen tar for lang tid

Hvis mye av månedsavslutningen går med til å hente ut tall, sammenstille filer og kontrollere at data stemmer mellom systemer, har dere et tydelig signal.

Ledelsen trenger ikke bare korrekte tall. De trenger dem tidsnok til å bruke dem.

Spør:

• Hvor mange dager går fra månedsslutt til ledelsen har tallene?
• Hvor mye av tiden brukes på å produsere rapporten, og hvor mye brukes på å analysere den?
• Hvor mange manuelle steg ligger mellom systemene og den ferdige rapporten?

Hvis rapporteringen er avhengig av mye håndarbeid hver måned, bør dere undersøke hvorfor.

2. Excel har blitt limet mellom systemene

Excel er nyttig. Men hvis Excel brukes til å flytte data mellom ERP, lønn, CRM og rapportering, er det ofte et tegn på at systemlandskapet ikke henger godt nok sammen.

Typiske symptomer er:

• de samme tallene finnes i flere versjoner
• rapporter må bygges på nytt hver måned
• nøkkelpersoner sitter på egne modeller ingen andre kjenner godt
• feil oppstår fordi data kopieres manuelt

Problemet er ikke Excel i seg selv. Problemet oppstår når regnearket blir en permanent integrasjon mellom systemene.

3. CFO eller økonomisjef bruker for mye tid på drift

Når virksomheten vokser, bør økonomiledelsen kunne bruke mer tid på prognoser, likviditet, lønnsomhet og beslutningsstøtte.

Hvis CFO fortsatt bruker mye tid på avstemminger, datainnhenting, feilsøking eller operativ rapportproduksjon, bør dere spørre om rollen har utviklet seg i takt med virksomheten.

Et enkelt spørsmål er:

Hva bruker økonomisjefen tid på i dag som andre, eller systemene, burde håndtert?

4. Flere selskaper har gjort alt mer komplisert

Et nytt datterselskap virker kanskje håndterbart. Det samme gjør nummer to.

Men etter hvert øker kravene til blant annet:

• konsolidering
• internhandel
• rapportering på tvers av selskaper
• fullmakter og arbeidsflyt
• felles kontoplan og dimensjoner

Hvis konsernrapporteringen i praksis består av at noen manuelt samler tall fra flere selskaper, har virksomheten sannsynligvis vokst forbi det opprinnelige oppsettet.

5. Økonomifunksjonen er blitt avhengig av enkeltpersoner

Dette er ofte det mest oversette tegnet.

Hvis én person er den eneste som vet hvordan konsernrapporten bygges, hvordan bestemte integrasjoner fungerer eller hvorfor enkelte avstemminger må gjøres på en bestemt måte, har dere en sårbar økonomifunksjon.

Spør: Hva stopper opp hvis denne personen er borte i tre måneder?

Hvis svaret er «ganske mye», bør dere se på dokumentasjon, standardisering, systemstøtte og hvordan kompetansen er fordelt.

Kjenner dere igjen flere av tegnene?

Ett tegn alene betyr ikke nødvendigvis at økonomioppsettet må bygges om.

Men hvis rapporteringen er treg, Excel-bruken øker, nøkkelpersonene er presset og strukturen blir mer kompleks, bør dere se på helheten.

Da er neste spørsmål: Hva bør dere faktisk gjøre?

Vi tar gjerne en prat om hvordan økonomifunksjonen deres fungerer i dag, og hvilke grep som kan være aktuelle. Det trenger ikke bety nytt system eller outsourcing.

Første steg er å finne ut hvor flaskehalsene faktisk ligger.

Jan-Mikael Jansson

SALES EXECUTIVE
403 83 810
jan-mikael.jansson@viewgroup.no

Jan‑Mikael Jansson