Slik implementerer du Xledger: steg for steg

En Xledger-implementering handler om å flytte regnskap, fakturering, lønn og rapportering inn i én skyløsning, og å sette systemet opp etter måten selskapet faktisk jobber. De fleste prosjekter går gjennom seks faser: kartlegging, konfigurering, dataimport, testing, opplæring og go-live. Det som avgjør om resultatet blir bra, er sjelden systemet. Det er forarbeidet.

Xledger er bygget i skyen fra første dag, med automatisering og ferdige arbeidsflyter i kjernen. Det betyr at en vellykket implementering handler like mye om å ta i bruk det som allerede ligger der, som å tilpasse.

Hvor lang tid tar en Xledger-implementering?

Tiden det tar å implementere Xledger avhenger av kompleksiteten: antall selskaper, hvor mange moduler du tar i bruk, og hvor mye data som skal flyttes. Et enkelt selskap med standard oppsett er raskt oppe. Et konsern med flere enheter, prosjektøkonomi og integrasjoner tar lengre tid, fordi mer skal kartlegges og testes.

Et enkeltselskap er typisk live på noen uker, et konsern må kanskje regne med et måneder.

Det viktigste tallet er ikke ukene frem til go-live. Det er tiden du setter av til forarbeid og opplæring, fordi det er der gevinsten avgjøres.

Fasene i en Xledger-implementering

1. Kartlegging og forarbeid. Finn ut hvilke prosesser som er tunge i dag og hva dere vil forbedre. Sett målene for de neste årene og avklar hvilke integrasjoner dere trenger. Dette er fasen som betaler seg mest.
2. Roller, kontoplan, rapporter og skjemaer settes opp etter behovet deres. Her gjelder en regel: begynn med «must haves», og la «nice to have» vente til dere kjenner systemet gjennom faktisk bruk.
3. Saldoer, reskontro, faste registre og historikk flyttes over og avstemmes mot det gamle systemet.
4. Brukere kjører reelle prosesser i systemet og melder fra om det som ikke stemmer. Involver de som er nysgjerrige og engasjerte i forbedring, ikke bare de som må.
5. Opplæring. Brukerne trenger tid til å bli trygge. Sett av nok av den, og tilpass opplæringen til rollene som faktisk skal bruke systemet daglig.
6. Go-live og tiden etter. Å gå live er starten på en ny fase, ikke slutten på prosjektet. Det er som regel litt mer arbeid like etter enn rett før, frem til alle rutinene sitter. Ta tak i problemene fortløpende.

De vanligste feilene, og hvordan du unngå de

«Sånn har vi alltid gjort det». Det er en dyr filosofi å ta med inn i et nytt system. Et systemskifte er sjansen til å rydde i egne rutiner. Vær åpen for å gjøre ting på en ny måte i stedet for å betale for å tvinge det gamle inn i det nye.

For mye tilpasning. Konfigurerer du for mye, mister du gevinsten av automatikken og arbeidsflytene som ligger ferdig i Xledger. Du øker også risikoen for feil og får mer vedlikehold i etterkant.

For detaljstyrt fra start. Ikke prøv å løse alt i første runde. Få «must haves» på plass, og bygg ut etter hvert som dere kjenner systemet.

Glemmer veksten. Et nytt system skal løse problemene dere har i dag og dem som kommer. Tenk på hvordan organisasjonen ser ut om tre år: nye avdelinger, nye selskaper, oppkjøp, nye prosjekttyper. Vokser dere ut av løsningen funksjonelt eller kapasitetsmessig, blir det dyrt.

For få stemmer i rommet. Daglig leder bør ikke alene bestemme hvilke felter som skal brukes i timeføringen. En CFO, en prosjektleder og en ansatt har ulike behov, og oppsettet må møte alle.

Tilrettelegg for vekst fra start

De fleste skyløsninger, Xledger inkludert, har et skalerbart oppsett der du kan legge til selskaper, avdelinger og markeder uten å bygge om. Bruk planleggingsfasen til å tenke gjennom hva som kommer:

• Nye avdelinger, ansatte eller forretningsområder
• Planlagte oppkjøp eller nye selskaper i strukturen
• Behov for å splitte kostnader og inntekter i nye dimensjoner
• Nye prosjekttyper som krever annen oppfølging

Tar du hensyn til dette nå, slipper du store inngrep om kort tid.

Hvem bør være med i implementeringen?

«Brukere som påvirkes bør få komme med innspill til hvordan løsningen skal være.»

Silje Therese Olsen, Senior ERP-konsulent i VIEW Group

For mellomstore og større selskaper anbefaler vi en styringsgruppe som gir prosjektet et mandat og følger det tett. Den består av ledelse hos kunden og en prosjektleder fra leverandøren.

I tillegg bør dere utnevne en intern prosjektleder som kjenner selskapet, kan ta de enkle beslutningene løpende og henter inn rette kollegaer når en bestemt del av prosjektet krever det. Lønnsansvarlig trenger ikke sitte i leverandørdiskusjonen, men bør være med når avdelinger og prosjekter settes opp.

Slik implementerer VIEW Group Xledger

VIEW Group er Xledgers største partner i Norge, og vi har satt opp systemet for flere hunder virksomheter. Det betyr at vi har møtt de fleste problemstillingene i et oppsett før, fra konsernstruktur og valuta til integrasjoner og dataimport. Vi leverer system, regnskap og lønn samlet, så du har ett miljø gjennom hele prosjektet og etter go-live.

I praksis betyr det at vi tar prosjektlederrollen fra leverandørsiden, kartlegger sammen med dere, konfigurerer etter behov, kjører testing og opplæring, og følger opp tiden etter go-live til rutinene sitter.

Les mer og book en demo av Xledger