Bybanen – 15 år på skinner

Erik Nerheim, CFO i Bybanen AS, har ansvar for forvaltning og økonomistyring i et selskap med én viktig kunde: Vestland fylkeskommune. Oppdragsgiver setter rammene for budsjett og omfang, og Bybanen AS skal sørge for at banen går når den skal, vedlikeholdet gjennomføres og midlene brukes i tråd med mandatet. 

– Vi har jo en samfunnskritisk oppgave. For å sikre forutsigbarhet i drift og løpende vedlikehold må vi ha god økonomistyring og stålkontroll på budsjetter, prognoser og prosjekter – til enhver tid, presiserer Erik.  

Fra system til styring

Bybanen erfarte at forrige leverandør hadde begrenset systemkompetanse på Xledger.  De søkte derfor en partner som både kunne hjelpe dem å utnytte teknologien bedre, og stille med regnskaps- og lønnskompetanse ved behov. 

– VIEW Group skilte seg ut på Xledger. De kan prosessene i ERP-systemet og vet hvordan vi blir mer effektive i praksis, sier Erik.  

– Vi er en liten økonomiavdeling og ønsker egentlig å holde administrasjonen slank. Verdien ligger i å automatisere mer og få den innsikten vi trenger. Dette hjelper VIEW Group oss med. 

Xledger som hubb 

ERP-systemet er kjernen i god økonomistyring, og hos Bybanen fungerer Xledger som navet som samler økonomi-, regnskaps- og lønnsprosessene. 

– Prosjektmodulen gir oss løpende og oversiktlig status på økonomi og fremdrift i prosjektene, sier CFO Erik Nerheim.  

Han trekker også frem budsjett- og prognosemodulen. 

– Vi trenger pålitelige prognoser og tydelig rammeoppfølging for å sikre at midlene fra fylkeskommunen brukes best mulig. De ferdigbygde rapportene i Xledger gir oss raskt et samlet bilde, mindre manuelt arbeid og beslutninger på ferskere tall. 

-Det er fortsatt funksjonalitet vi ikke har tatt i bruk, så fremover får vi flere muligheter til å bli enda bedre. Det er godt å ha et system vi kan vokse med – som ikke bremser oss, men faktisk gir oss fart og handlingsrom, sier han. 

Tilgang til økonomikompetanse ved behov

Effektive systemer tar oss langt, men solid økonomikompetanse er fortsatt ryggraden i økonomiavdelingen. 

– Vi er nødt til å prioritere de oppgavene som sikrer leveransen til vår oppdragsgiver – og ikke minst til folket, poengterer Erik.

– Derfor ønsket vi å frigjøre tid i økonomiteamet, slik at vi faktisk kan jobbe mer med styring og rapportering. Vi valgte å sette bort lønnskjøring og mva til VIEW Group, med avtale om ad-hoc hjelp ved behov, fortsetter han. 

– Som en slank administrasjon er vi sårbare ved sykdom, ferie eller uforutsette hendelser. Da er det trygt å kunne hente inn ekstra ressurser fra VIEW Group. De har flere ganger stilt opp på kort varsel, og viser at de er fleksible og løsningsorienterte når vi trenger det.  

Anita Sola i VIEW Group har en tett dialog med Erik Nerheim, og har forståelse for at ikke alt kan planlegges. 

–Det har hendt at jeg har møtt på kort varsel. Ting skjer, og av og til må man kaste seg rundt. Det er bare hyggelig å hjelpe – og for det meste er ting forutsigbart. Når man blir godt kjent med kunden, blir jobben også ekstra gøy, sier hun. 

Anita er veldig fin å ha, presiserer Erik.  

-Med riktige folk på rett sted – internt og hos partner – får vi mer tid til riktig økonomistyring og kan fokusere på å levere på samfunnsoppdraget vårt, avslutter Erik.