13-ukers likviditetsprognose: Slik setter du den opp

En 13-ukers likviditetsprognose viser forventede inn- og utbetalinger uke for uke det neste kvartalet. Den forteller ledelsen hvilken uke bankbeholdningen blir lavest, og om den faller under et forsvarlig minimum. Prognosen oppdateres hver uke, slik at dere alltid ser 13 uker frem.

For en CFO er dette verktøyet som gjør at likviditetspresset blir synlig mens det fortsatt er tid til å handle. Årsbudsjettet viser hva dere tjener. 13-ukersprognosen viser når pengene faktisk kommer inn og går ut.

Hvorfor årsbudsjettet ikke er nok

Et årsbudsjett er bygget på inntekter og kostnader per måned. Det sier lite om hva som står på bankkontoen i uke 6 eller uke 11.

Et selskap kan levere overskudd og likevel gå tom for penger. Kundene betaler 20 dager senere enn avtalt, lageret vokser før høysesongen, eller en investering må betales før den gir inntekter. Resultatregnskapet ser fint ut. Banken ser noe annet.

Forskjellen ligger i timingen. Lønn, skattetrekk, mva og større leverandørbetalinger forfaller på faste datoer. Innbetalingene fra kundene kommer når kundene betaler. En prognose uke for uke viser hvor gapet mellom de to er størst.

Slik setter du opp en 13-ukers likviditetsprognose

Du trenger ikke et eget system for å komme i gang. Et regneark med én kolonne per uke holder, så lenge tallene hentes fra regnskapet og ikke fra budsjettet.

1. Start med faktisk bankbeholdning. Bruk saldo per mandag denne uken, inkludert ubenyttet kassekreditt som egen linje.
2. Legg inn innbetalingene per uke. Ta utgangspunkt i åpne kundefordringer og forfallsdato, og juster for hvordan hver større kunde faktisk betaler. Betaler en kunde normalt 15 dager etter forfall, legg innbetalingen dit.
3. Legg inn de faste utbetalingene på riktig dato. Lønn, forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift, mva-terminer, husleie, låneavdrag og renter. Husk forskuddsskatt i februar og april, og feriepenger i juni.
4. Legg inn leverandørbetalingene. Bruk åpen leverandørgjeld med forfallsdato, pluss kjente innkjøp som ikke er fakturert ennå.
5. Legg inn engangsposter. Investeringer, utbytte, bonuser og større prosjekter som gir utbetalinger før inntektene kommer.
6. Regn ut saldo per uke og sett et minimumsnivå. Minimumsnivået er beløpet dere ikke vil gå under. Marker ukene der saldoen nærmer seg det.
7. Oppdater hver uke og sammenlign med faktisk utfall. Rull prognosen én uke frem. Der avviket er stort, finn årsaken. Det er der prognosen blir bedre over tid.

Den første versjonen tar mest tid. Når strukturen er på plass, handler den ukentlige oppdateringen om å legge inn nye fakturaer og flytte innbetalinger som ikke kom.

4 spørsmål ledelsen bør kunne svare på

En prognose er bare nyttig hvis ledelsen bruker den til å ta beslutninger. Disse fire spørsmålene viser om den gjør det.

Når er likviditeten på sitt laveste? Dere bør vite hvilken uke de neste 13 ukene bankbeholdningen forventes å være lavest, og hvorfor. Ofte er det en uke der lønn, skattetrekk og mva forfaller samtidig.

Hvor går grensen? Et minimumsnivå må være vedtatt før det trengs. Mange bruker én måneds faste utbetalinger som utgangspunkt, justert for hvor forutsigbare innbetalingene er og hvor stor kassekreditten er.

Hva skjer hvis kundene betaler senere? Test konsekvensen av at de fem største kundene betaler én eller to uker for sent. Hvis saldoen da faller under minimumsnivået, vet dere hvor sårbare dere er.

Hva gjør dere hvis prognosen slår til? Ha tiltakene klare på forhånd: purring, utsatt innkjøp, økt kassekreditt eller forskjøvet investering. Avklar hvem som har ansvar for hvert av dem.

Hvis svarene er uklare, bør prognosen være et fast punkt på ledermøtet.

5 vanlige feil vi ser

• Budsjettall i stedet for betalingsdatoer. Budsjettet sier når inntekten bokføres. Prognosen må vise når pengene kommer.
• Mva, skattetrekk og arbeidsgiveravgift mangler eller står i feil uke. Dette er store beløp med faste forfall, og de havner ofte i samme uke som lønn.
• Alle kunder antas å betale ved forfall. Bruk hver større kundes faktiske betalingsmønster.
• Prognosen lages én gang og blir liggende. En prognose som ikke oppdateres ukentlig, er utdatert etter to uker.
• Ingen sammenligning med faktisk utfall. Uten å se på avvikene blir ikke prognosen mer treffsikker.

Før dere kutter kostnader

Når prognosen viser at likviditeten blir stram, er kostnadskutt ofte det første ledelsen ser på. Sjekk først hvor mye kapital som er bundet i kundefordringer og lager. 

Hvis kostnadene må ned, prioriter tiltakene etter nettoeffekt: et kutt som sparer 1 million kroner, men koster 1,5 millioner i tapt dekningsbidrag, gir et tap. 

Vil du vite hvor mye kapital som er bundet hos dere? Book 30 minutter med en av våre rådgivere. Vi går gjennom kundefordringer og lager sammen med deg. Book en gjennomgang