Fra tre selskaper i Excel til ett konsern i Xledger

Et intervju med Andreas Eriksen, Business Area Director for Account Tech Solutions i VIEW Group. 

Teamet Andreas leder hjelper konsern forenkle konsernregnskapet og rapporteringen ved å ta i bruk Xledger riktig. Han forklarer hva de fleste selskaper sliter med når konsernstrukturen vokser, hvilken funksjonalitet som mangler — og hva som må være på plass før automatisk konsolidering, intercompany og drilldown faktisk fungerer i praksis. 

Hva kjennetegner konsernene som tar kontakt med dere?

Andreas: De fleste er i vekst — enten har de nettopp kjøpt et nytt selskap, eller de ser at strukturen de har i dag ikke holder for neste steg. Typisk snakker vi om konsern med tre til tjue juridiske enheter og omsetning mellom 50 og 500 millioner. Det er norske mellomstore konsern ofte innen eiendom, finans, bygg, handel og tjenester, der økonomiavdelingen er liten relativt til kompleksiteten de håndterer. Mange av dem har også virksomhet utenfor Norge. De vet at noe må endres — de er bare ikke alltid sikre på hva. 

Hvilke utfordringer ser du oftest konsern har?

Andreas: Tre ting går igjen. Det første er at månedsslutt tar for lang tid — to til tre uker er ikke uvanlig, og da er ikke tallene lenger relevante for beslutninger.  

Det andre er intercompany: eliminering av interne fakturaer og lån skjer manuelt i Excel, og det er der de fleste feilene oppstår.  

Det tredje er at de ikke kan drille seg fra konsernrapport ned til enkeltbilag uten å logge inn i et annet system. De har oversikten, men ikke sporbarhetene. 

Hvordan fungerer automatisk konsolidering i Xledger?

Andreas:  Automatisk konsolidering i Xledger betyr at konsernregnskapet oppdateres i sanntid, uten at noen manuelt henter tall fra underliggende selskaper. Eliminering av intercompany-transaksjoner, valutaomregning og aggregering av P&L og balanse skjer i samme prosess — i systemet — ikke i et eget konsolideringsverktøy ved siden av. 

Konsolidering er bygget inn i Xledger. Hvert selskap fører i sin lokale valuta. Konsernet ser tallene i opptil tre felles konsernvalutaer. Automatisk valutajustering kjøres direkte i systemet. Når du kombinerer det med arvestrukturen — at kontoplan, rapportmaler og attestflyt kan defineres én gang og arves ned til alle datterselskaper — da får du en prosess som faktisk skalerer. 

Hvordan håndterer Xledger intercompany-transaksjoner?

Andreas: Intercompany i Xledger fungerer slik at du bokfører én gang i det selgende selskapet. Mottakende selskap får motposten automatisk og transaksjonene elimineres automatisk på konsernnivå.  

Xledger har også funksjonalitet som gjør det mulig å motta og betale en faktura i ett selskap og samtidig bokføre hele eller deler av kostnaden i et annet selskap i konsernet. 

Det sparer selskaper for mye tid. Mange konsern vi møter, har et regneark der de manuelt matcher interne fakturaer mellom selskaper ved kvartalsslutt. Det kan ta dager. I Xledger er den transaksjonen eliminert i det den oppstår. Når du i tillegg kan drille deg ned fra konsernrapport til enkeltbilaget som utgjorde intercompany-differansen — uten å bytte system — da endrer arbeidsdagen seg fundamentalt for controlleren. 

Kan Xledger håndtere konsern med selskaper i flere land og valutaer?

Andreas: Ja. Xledger støtter regionspesifikke oppsett for blant annet kontoplaner, mva-oppsett, opptil tre konsernvalutaer for rapporteringsformål, og daglig oppdatering av valutakurser fra sentralbanker. 

Konsernet ser en samlet rapport i ønsket konsernvaluta

Vi implementerer Xledger for konsern i flere land, der hvert selskap fører regnskap etter lokalt regelverk i lokal valuta. Konsernet ser en samlet rapport i ønsket konsernvaluta. For konsern som kjøper opp selskaper i andre land, er dette kritisk: du kan onboarde en ny enhet i et nytt land uten reimplementering. 

Hva skjer når konsernet vokser — for eksempel ved oppkjøp?

Andreas: Det er her Xledger skiller seg mest fra systemer som ble valgt for ett selskap og skalert etterpå. Å legge til et nytt selskap i Xledger er ikke et IT-prosjekt. Du oppretter selskapet, arver kontoplan og rapportstruktur fra morselskapet, tilpasser der det trengs, og er i drift. Vi har kunder som har vokst fra tre til tolv selskaper uten å øke økonomiavdelingen — fordi systemet skalerer med prosessene, ikke mot dem. 

Hvorfor er et strukturert datagrunnlag i ERP viktig for konsern som vil bruke AI?

Andreas: Kvaliteten på datagrunnlaget bestemmer hva AI kan gi tilbake. Et konsern med fire regnskapssystemer, Excel-konsolidering og manuell intercompany-eliminering trenger å rydde opp i datafundamentet før AI er relevant. AI forsterker det datagrunnlaget det får. Dårlige data skaleres like raskt som gode. 

Når regnskap, konsolidering, rapportering og bilagsflyt er i samme skyplattform, er datagrunnlaget strukturert og oppdatert i sanntid. Det er der AI faktisk gir verdi og kan brukes til å for eksempel få et bedre beslutningsgrunnlag.  

VIEW Group er Platinum Partner av Xledger og leverer ERP-implementering, konsernregnskap, integrasjoner og AI- løsninger til konsern. 

Les mer om vårt tilbud til konsern: viewgroup.no/xledger-for-konsern