Økonomifunksjonen har ikke holdt tritt med veksten. Hva gjør dere nå?

Virksomheten har vokst. Kanskje dere har fått flere selskaper, flere ansatte, nye markeder eller høyere krav til rapportering. Men økonomifunksjonen ser fortsatt omtrent ut som før.

Det merkes ofte i det små først. Rapporteringen tar lengre tid. Excel-arkene blir flere. Tall flyttes manuelt mellom systemer. CFO eller økonomisjef bruker mer tid på å få frem tallene, og mindre tid på å bruke dem.

Da er det lett å tenke at løsningen er flere ansatte eller et nytt ERP-system. Noen ganger er det riktig. Andre ganger ligger problemet et helt annet sted.

Før dere velger løsning, bør dere finne ut hva dere faktisk har vokst fra.

1. Forbedre dagens oppsett

Hvis mye av tiden går til manuelle avstemminger, dobbeltregistrering, rapportering i Excel eller flytting av data mellom systemer, er det ikke sikkert dere trenger flere folk.

Da bør dere først se på arbeidsprosessene.

Spør konkret:

• Hvilke oppgaver gjentas hver uke eller måned?
• Hvor registreres samme informasjon flere ganger?
• Hvilke Excel-ark finnes fordi systemene ikke henger sammen?
• Hvilke rapporter bygges manuelt hver måned?

Automatisering, bedre integrasjoner og ryddigere prosesser kan frigjøre kapasitet uten at dere øker bemanningen.

Et nyttig spørsmål er: Hvis vi skulle bygget økonomiprosessene på nytt i dag, ville vi gjort dem på samme måte? Hvis svaret er nei, bør dere starte der.

 

2. Bygg et større internt økonomiteam

Noen ganger er behovet reelt og varig.

Kanskje CFO trenger en controller. Kanskje regnskapsteamet er for lite. Kanskje virksomheten har fått en konsernstruktur som krever kompetanse dere ikke har internt i dag. Da kan det være riktig å ansette.

Fordelen er å ha kompetansen tett på virksomheten. Ulempen er høyere faste kostnader og risiko for at enkelte fagområder blir avhengige av én person.

Før dere rekrutterer, bør dere derfor skille mellom to ting:

• Har vi for lite kapasitet, eller bruker vi kapasiteten feil?
• Å ansette én person til for å håndtere dårlige prosesser løser sjelden grunnproblemet.

3. Bytt eller moderniser ERP-systemet

Noen virksomheter vokser rett og slett fra systemet sitt. Det kan bli vanskelig å håndtere flere selskaper, konsolidering, rapportering eller integrasjoner. Da kan nytt ERP være riktig.

Men et systembytte bør ikke være første svar hver gang økonomiavdelingen er presset. Et nytt ERP-system flytter ikke automatisk bort dårlige arbeidsprosesser.

Før dere starter et prosjekt, bør dere kunne svare på:

• Hva er det dagens system faktisk hindrer oss i å gjøre?
• Hvilke prosesser bør vi endre før vi implementerer noe nytt?
• Hvilke data og rapporter trenger ledelsen fremover?
• Hvilke andre systemer må økonomisystemet fungere sammen med?

Det siste er ofte undervurdert. ERP, lønn, CRM, bank, fakturaflyt og rapportering må fungere som en helhet hvis økonomifunksjonen skal bli bedre.

4. Sett ut deler av økonomifunksjonen

Outsourcing trenger ikke bety at dere setter bort alt.

En virksomhet kan beholde CFO eller økonomisjef internt, men sette ut regnskap, lønn, årsoppgjør eller deler av controllerarbeidet.

Det kan være nyttig når dere trenger:

• mer kapasitet i perioder
• spesialistkompetanse dere ikke trenger på heltid
• mindre personavhengighet
• å frigjøre intern tid til analyse og beslutningsstøtte

Men outsourcing fungerer bare hvis dere beholder kontrollen. Dere bør ha tydelig ansvar, tilgang til egne data, avtalte leveranser og løpende innsyn i tallene.

5. Velg en hybridmodell

For mange større virksomheter er dette et reelt alternativ.

CFO sitter internt. Regnskap og lønn håndteres eksternt. Controllerkompetanse hentes inn ved behov. Systemspesialister kobles på når det trengs. Da slipper virksomheten å bygge alle roller selv.

En enkel hybridmodell kan se slik ut:

Poenget er ikke å sette ut mest mulig. Poenget er å skille mellom den kompetansen dere bør eie selv, og den dere kan kjøpe ved behov.

Hvor ligger egentlig flaskehalsen?

Før dere gjør større endringer, bør dere identifisere hovedproblemet.

Ofte er svaret en kombinasjon. Hvis dere har fått flere selskaper, dårligere rapportering og et presset økonomiteam, hjelper det kanskje ikke å løse bare én av delene.

3 spørsmål CFO bør svare på først

Før dere bestemmer dere for å ansette, outsource eller bytte system, bør dere kunne svare ganske presist på tre spørsmål:

1. Hvor forsvinner tiden i dag? Er det regnskapsføring, avstemminger, feilretting, rapportering eller datainnhenting?
2. Hvor er vi mest sårbare? Hva stopper opp hvis én nøkkelperson blir borte?
3. Hva vil vi at økonomifunksjonen skal bruke mer tid på? Hvis svaret er prognoser, lønnsomhetsanalyse, likviditet eller beslutningsstøtte, må dere også bestemme hvilke oppgaver som skal bort.

Det er ofte der den riktige løsningen blir tydeligere.

Så, har dere vokst fra dagens økonomioppsett?

VIEW Group jobber med virksomheter som står i nettopp disse vurderingene. Vi kan gå gjennom dagens økonomioppsett sammen med dere og se på hvor flaskehalsene ligger, før dere bestemmer om neste steg er nye prosesser, nytt system, flere interne ressurser, outsourcing eller en kombinasjon.

En god start er å gå gjennom hvor tiden brukes, hvor sårbarheten ligger og hva virksomheten faktisk trenger fra økonomifunksjonen fremover.

Ta kontakt med VIEW Group for en gjennomgang av dagens økonomioppsett.