Tallene peker feil vei. Hvorfor vet du ikke hvorfor? 

Når resultatene svikter, trenger ledelsen en forklaring. Espen Hovland, CFO i VIEW Group, mener arbeidet med å kunne svare må starte lenge før tallene peker feil vei. 

Skal vi øke prisene, kutte kostnader eller holde igjen på investeringene? Det er vanskelig å velge når man ikke vet hvorfor utviklingen har snudd. Espen mener økonomiledere må stille seg et ubehagelig spørsmål: 

«Hvorfor vet jeg ikke hvorfor?» 

Etter hans erfaring ligger svaret ofte i innsikten i eget selskap. Har vi opplysningene vi trenger, og klarer vi å se dem i sammenheng? 

Vet dere hvorfor det går bra?

Espen er opptatt av at jakten på forklaringer må fortsette også når resultatene er gode. Da er presset lavere, og organisasjonen kan være fornøyd uten å undersøke hva som faktisk bidrar til lønnsomheten. 

Når utviklingen snur, kommer spørsmålene. Skyldes det markedet eller egne valg? Vil en prisøkning bedre lønnsomheten, eller føre til at kunder forsvinner? 

Samtidig kan viljen til å investere i bedre verktøy og mer kapasitet bli mindre. Da blir det fort engangsanalyser for å svare på det som haster akkurat nå. 

«Vi må investere i verktøy og prosesser når det går bra, for det vil lønne seg når det går dårlig», sier Espen. 

Arbeidet bak tallene er lett å undervurdere 

Gjennom sin egen karriere har Espen til tider undervurdert hvor mye bedre innsikt avhenger av struktur i dataene. Jo større virksomheten blir, desto mer komplekst blir arbeidet. 

Det betyr at økonomifunksjonen må forstå hvordan informasjonen er bygget opp i kildesystemene, hvordan den overføres mellom systemer, og hvem som har ansvar for den.

En presentasjon kan se overbevisende ut selv om tallene er feil. 

Espens erfaring er at langsiktige prosessforbedringer og kontroll over dataene gir mer varig verdi enn gjentatte, manuelle analyser. En enkelt analyse kan være nyttig i enkelttilfeller, men verdien forringes raskt. Utfordringen oppstår når den blir en fast arbeidsmåte som stadig må bygges opp på nytt. 

Felles logikk gjør det mulig å se på tvers 

I VIEW Group har arbeidet handlet om å samle og strukturere data fra mange ulike systemer i en felles dataplattform. Opplysninger fra kundesystemer, HR og økonomi må kunne settes sammen. Det krever felles definisjoner og en logikk som gjør tallene sammenlignbare. 

Espen bruker produktlønnsomhet som eksempel.  

Skal han forstå hvordan et produkt gjør det på tvers av virksomheten, må han kunne hente relevante data fra flere systemer og se dem i sammenheng.

Tidligere var slike analyser avhengige av at mange personer hentet ut informasjon, forsto begrepene likt og satte materialet sammen manuelt. 

Når strukturen og beregningslogikken er på plass, kan han undersøke det samme spørsmålet på tvers av systemene. Det har krevd både kompetanse og investeringer. Eierskap til data, modeller og internkontroll må også være tydelig. 

AI er koblet til dataplattformen slik at økonomifunksjonen kan stille spørsmål til egne resultater.  

Espen er positiv til mulighetene, og understreker hvor mye arbeid som ligger bak svarene.  «Vi har kommet veldig langt, men blir nok aldri ferdig», sier han. 

Du må kunne handle før du vet alt 

Bedre innsikt skal hjelpe virksomheten med å ta beslutninger. Espen mener derfor at CFO-en også må vurdere når grunnlaget er godt nok. Jakten på full oversikt kan ta mer tid enn beslutningen tillater. 

Det krever ærlighet om det man vet, og det man fortsatt er usikker på. Å finne på en forklaring når man ikke forstår utviklingen, kan koste tillit. 

Han trekker også frem betydningen av å lytte til teamet og forretningen. Egne antakelser må kunne utfordres. Deretter må man våge å ta en beslutning og stå i ansvaret. 

Innsikten må ut til dem som tar beslutningene 

Espen mener at beslutninger bør kunne tas flere steder i virksomheten, samtidig som CFO-en sørger for at beslutningstakerne har god nok innsikt. Det hjelper lite at økonomiavdelingen forstår utviklingen hvis kunnskapen ikke når dem som skal gjøre noe med den. 

For ham ligger mye av motivasjonen nettopp her: å finne noe i dataene som kan forbedres, få folk med på en beslutning, gjennomføre den og følge med på om tallene peker riktig vei. 

Makroøkonomien og geopolitikken får han ikke styrt. Kvaliteten på det interne beslutningsgrunnlaget kan han gjøre noe med.

Og det arbeidet starter med å spørre hvorfor, også når resultatene er gode.