Bytte ERP-system?

Vurderer du og ditt selskap å bytte ERP- system? Bjarte svarer på noen av de mest vanligste spørsmålene vi får når vi møter selskaper som vil bytte ERP-system.

Bjarte Sjøtun

Hva koster det å bytte ERP-system? 

-Det noen hovedvariabler som er med å drive prisen opp eller ned ved et bytte av et ERP- system, forteller Bjarte Sjøtun, Sales Executive i VIEW Group. 

✔ Størrelsen på selskapet: ERP-systemer prises vanligvis med en kombinasjon av lisenser og transaksjonskostnader. Her må vi se på både hvem som skal bruke det, og hva kunden skal gjøre i systemet. Hvor mange brukere og hvilke rolle-tilganger trengs? Hvor mange transaksjoner har selskapet? Trengs det tilgang fra flere land? 

✔ Kompleksiteten: Systemet må også implementeres – «skrus til» – for kunden. Vi anbefaler å tilpasse selskapets arbeidsprosesser til systemets – så langt det er praktisk. Har selskapet virksomhet i ulike land med ulikt regelverk? Har selskapet mange prosjekter og avdelinger? Har selskapet behov for mye konfigurering av systemet, vil det også påvirke prisen.  

✔ Integrasjoner: Det kan også være hensiktsmessig å integrere ERP-systemet med andre fagsystemer hos kunden. Kan flere arbeidsprosesser effektiviseres med skreddersydde eller standard-integrasjoner? I så fall bør dette tas tidlig.  

✔ Forarbeid og kommunikasjon: Kan virke selvsagt, men sett av god tid til å kommunisere selskapets ønsker og behov til leverandøren. Det er nyttig å analysere fallgruver og kompleksitet på forhånd, for å redusere bremseklosser i selve implementeringsprosessen. Dette vil også gi bedre forutsigbarhet i prisen.  

✔ Din leverandør: Sørg for å velge en leverandør som både har god erfaring med, og kan implementere, gi opplæring og videre support ved bytte av ERP-system. Dette gjør prosessen enklere for ditt selskap, og du kan forholde deg til en part hele veien. 

 Hvordan finne riktig ERP-system? 

-Dette kommer an på selskapets mål og motivasjoner for fremtiden, presiserer Bjarte.

✔ Vi opplever av og til at det mangler en gjennomtenkt motivasjon for å bytte ERP-system, annet enn utgåtte lisenser og rimelig pris.  

✔ For eksempel kan dette være tilgang på bedre beslutningsgrunnlag og oppdaterte regnskapstall eller reduksjon av manuelle arbeidsprosesser i selskapet. Kanskje har selskapet “vokst ut av” dagens system eller har behov for konsolidering av regnskapstall i konsernforhold eller på tvers av landegrenser. 

✔ Tenk på hvilke fremtidige målsetninger selskapet har satt seg og hvordan et nytt system kan være en del av selskapets strategi. Et velfungerende ERP- system er kjernen for god og effektiv forretningsdrift, derfor handler det om mye mer enn bare kostnader og lisenser. 

Hvilke hensyn må tas i organisasjonen? 

-Et system fungerer ikke i et vakuum. Menneskene som skal bruke det må forstå systemet, og hvordan dette skal gjøre livene deres bedre, sier Bjarte.

✔ I en vurderingsfase av et nytt system kan det også være nyttig å involvere flere enn bare ledelsen. Det kan være mange interessenter som kan påvirkes av et bytte og disse kan ha innspill og ønsker som bør lyttes til. Suksessen er avhengig av at alle de forskjellige behovene møtes på en god måte, slik at det å ta i bruk systemet vil bli positivt for alle. 

✔ Har du en økonomiavdeling internt skal de lære seg et nytt system, nye rutiner og nye måter å løse oppgaver på? Det kan ta litt tid å få en organisasjon operativ i nytt system og se alle gevinster, derfor må ledelsen være gode ambassadører og motivatorer, og ha tålmodighet.  

✔ Systemet skal tilpasses måten selskapet jobber på, men vi anbefaler at virksomheten strekker seg langt for å tilpasse sine egne rutiner til systemets – slik at man får ta del i alle arbeidsflyter og automatikk som allerede ligger der.  

 Når passer det å bytte ERP – system? 

Mange tror at de må bytte ERP – system den 1. januar. Det trenger de nødvendigvis ikke, forteller Bjarte.

✔ Det å sikte inn mot 1. januar, kan gi noen fordeler – som for eksempel at du kan avslutte et regnskapsår i ett system. Men ikke utsett å få fordelene med nytt ERP-system om det er en stund til årsskiftet.  

✔ Det kan være nyttig å legge oppstart til rett etter en periodeslutt, slik at du kan avslutte forrige periode i gammelt økonomisystem, og starte ny periode i nytt system. Dette gjør prosessen litt enklere, og du slipper eventuelt dobbeltarbeid. 

✔ Sørg for å sette av tid. Selv om leverandøren tar seg av det meste er det viktig at selskapet setter av nok tid og de rette menneskene til å være med på å gjøre dette til et godt system for nettopp dem, da blir sluttresultatet litt deretter. 

Har du andre spørsmål om bytte av ERP-system?

Vi tar gjerne en uforpliktende prat for å oppklare disse.
Book 20 minutter med vår ekspert – en tid det passer deg!