6 tips til bedre HR-rutiner i selskapet 

HR-avdelingen er med på å gjøre at de beste bedriftene lykkes, fordi gode HR-rutiner bidrar til at de ansatte har det bra på jobb og at selskapet sikrer den kompetansen som trengs for utvikling og vekst.

I denne artikkelen vil vi se på verdien av 6 gode HR-rutiner og forklarer hvorfor ethvert selskap, uansett størrelse, burde prioritere disse.

1. Bruk et effektivt HR – system

Det aller første tipset vi har er å bruke et HR-system som sparer HR-avdelingen for tid og ressurser, og reduserer risikoen for feil.

HR-systemet ditt bør blant annet ha gode prosesser for disse HR-rutiner:

• Sentralisert og sikker lagring av all ansattinformasjon, inkludert personlige data, ansettelseskontrakter og annen relevant informasjon
• Generere rapporter og analyser som gir innsikt i nøkkeltall og trender knyttet til ansattes engasjement, sykefravær, kompetanseutvikling osv.
• Selvbetjeningsside eller -portal der ansatte kan få tilgang til og administrere sin egen informasjon f.eks. rundt kontaktopplysninger, lønnsslipper og opplæringsmateriell. Selvbetjeningssystemer gir ansatte mer autonomi og frigjør tid for HR-avdelingen
• Rutiner og varsler for å overholde relevante lover og forskrifter

2. Riktig rekruttering

Dersom selskapet kontinuerlig er på utkikk etter nye medarbeidere, er det effektivt å gå til innkjøp av et rekrutteringssystem. Dette vil sikre at rekrutteringsprosessene blir utført på en profesjonell måte, uavhengig om den som rekrutterer er fagperson innen rekruttering eller leder.

Det finnes mange rimelige løsninger på markedet, og prisen ligger ganske mye lavere enn de typiske HR-systemene. For eksempel Talentech, Jobsys eller Teamtailor,

Et rekrutteringssystem bør blant annet gi deg HR-rutiner som:

• Samle alle kandidatene i en database, og sikre etterlevelse av GDPR
• Bruke definerte maler for alle delene av rekrutteringsprosessen, som oppfølging av kandidater- både når det gjelder å kommunisere med de som skal på intervju, de som får jobben og som ikke går videre
• Selv om det finnes standardiserte maler, så er det hyggelig å få et litt mer personlig avslag, en begrunnelse om hvorfor man ikke fikk jobben, og eventuelt litt om bakgrunnen til personen som fikk jobben
• Være fleksibelt med tanke på branding av selskapet og personifisering av budskap, for å skape en god opplevelse for kandidatene i møte med ditt selskap.

Mange større selskap bruker også LinkedIn recruiter i tillegg. Denne løsningen er kun knyttet til LinkedIn som plattform og er ganske kostbart å bruke, men kommer dog som en Light-versjon og en Pro-variant. Det kan være nyttig å sjekke dette ut dersom du har tid og ressurser til å sette deg inn i løsningen, da plattformen har gode muligheter for både å tiltrekke seg kandidater, men også headhunte de direkte fra LinkedIn.

Vi tror på viktigheten av å lage gode kandidatopplevelser for alle søkere. Dårlige opplevelse i en søkeprosess, som for eksempel rotete kommunikasjon eller mangel på avslag kan fort føre til et negativt rykte for selskapet. Derfor er det viktig å være oppmerksom på dette i selskapets HR-rutiner.

3. Onboarding av nye ansatte

Rekruttering av nyansatte er noe av det viktigste du gjør som leder, og det er en stor investering å få tak i en ny medarbeider. Når du først har fått signert en ny medarbeider så begynner en viktig del av prosessen, nemlig onboardingen.

Vi har noen tips til hva du kan gjøre for å få til en god onboarding, både før og etter den ansatte har begynt i stillingen. Legg disse som en del av dine HR-rutiner.

Tips 1: Det er lurt å begynne onboardingen allerede i forkant av at den ansatte starter opp, en fase som ofte kalles Pre-boarding. Bruk oppsigelsestiden til å skape god kontakt med den nye medarbeideren. Det kan være at du sender over informasjon om selskapet, inviterer de med på aktiviteter eller en lunsj med de nærmeste, nye kollegaene.

Tips 2: Når medarbeider er på plass, er det viktig å ha en god opplæringsplan. Planen bør du som leder ha laget i forkant, og dele med medarbeider når personen er på plass. Det kan også være en god ide og få en kollega til å være fadder, for å sikre at personen blir inkludert og raskt lærer rutinene å kjenne.

Tips 3: Det viktig å ha jevnlige møter underveis i onboardingen, sånn at personene og du som leder kan sjekke av hvordan det går. Har de fått den opplæringen som trengs og trives de sosialt? Dette er viktige spørsmål å få undersøkt.

Tips 4: Og til sist, så kan det være en god ide å samle flere nye medarbeidere som har startet den siste tiden for et felles treff. Det vil gjøre opplæringen mer effektiv, og de ansatte får et bredere nettverk på tvers og blir kjent med litt flere enn bare sine nærmeste kollegaer.

4. Tilrettelegging for kompetanseutvikling

Selv om en person søker en spesifikk stilling, tror vi de aller fleste er opptatt av og interessert i hvilke muligheter som finnes i fremtiden i selskapet. Derfor tror vi at det å tilrettelegge for kompetanseutvikling er essensiell del av HR-arbeidet og dine HR-rutiner.

Denne samtalen mellom en CEO og en CFO synes vi illustrerer viktigheten av investering i utvikling hos ansatte:

CFO: What happens if we train our employees and they leave?

CEO: What happens if we don’t and they stay?

Det å investere i kompetanse hos ansatte er verdifullt for selskapets utvikling, og lojalitet hos de ansatte. Derfor bør du lage en plan for hvordan og hvilke opplærings- og utviklingsmuligheter som bør finnes for ansatte, basert på deres behov og karrieremål. Det kan handle om interne opplæringsprogrammer, mentorordninger eller eksterne kurs hos partnere.

Kartlegg også hvilken fremtidig kompetanse selskap vil trenge og hvordan dere kan tilrettelegge for utvikling av dette hos egne medarbeidere. Kompetanseutvikling og læring er ofte noe medarbeidere setter stor pis på at arbeidsgivere har strukturert, slik at også karrieremuligheter blir mer tydelige innad i selskapet.

5. Måle medarbeidertilfredshet

Medarbeiderne er noen av selskapets fremste ambassadører, derfor er det veldig nyttig og jevnlig ta temperaturen på hvor godt folka dine trives på jobb.

Dette kan gjøres både igjennom en-til-en medarbeidersamtaler og gjennom digitale medarbeiderundersøkelser. Kanskje aller helst i kombinasjon med hverandre.

En digital undersøkelse til alle vil kanskje bære preg av mer ærlig og direkte svar hvis denne er anonymisert, og en medarbeidersamtaler åpner for en dypere dialog rundt det individuelle arbeidsforholdet.

Du kan bruke enklere løsninger for undersøkelser som Questback, Easy Quest, Survey Monkey eller leverandører som tar deler av prosessen for deg.

Bruk resultatene til å få innsikt i medarbeidernes behov og tilfredshet, og til å identifisere og iverksette tiltak for forbedring. Det kan handle om å tilrettelegge for mer sosiale aktiviteter for teambuilding, bedre kanaler for kommunikasjon eller tydeligere plan for karriereutvikling.

6. Konflikthåndtering og problemløsning

For å opprettholde et godt arbeidsmiljø, er det viktig å ha tydelige HR-rutiner for retningslinjer og prosedyrer for hvordan håndtere konflikter på arbeidsplassen. Det kan handle om alt fra enkelt-saker fra ansatte eller mer generelle saker som handler om et bedre kollektivt arbeidsmiljø.

Noen tips kan være å:

• Oppfordre til åpen kommunikasjon og opprett kanaler for ansatte å uttrykke bekymringer eller problemer
• Vær tydelig på hvordan medarbeidere kan melde fra hvis det oppstår situasjoner. Det kan være at dere har en uttalt prosedyre igjennom personalhåndboken eller en egen løsning for innmelding av saker
• Alle virksomheter som er omfattet av Arbeidsmiljøloven skal i utgangspunktet ha et verneombud. Unntak: Virksomheter med færre enn 10 ansatte kan lage en skriftlig avtale med de ansatte om en annen ordning. Verneombudet kan brukes til å ta opp saker på vegne av medarbeidere som har betydning for arbeidsmiljøet.
• Det kan også handle om å ta vare på medarbeidernes trivsel og tilby støtteprogrammer og lavterskeltilbud for samtale og forebyggende for mental helse, som for eksempel Auntie eller andre tilbydere.

Det finnes også flere kurs som tilbys til HR-medarbeidere for å øke sin kunnskap om hvordan konflikthåndtering på arbeidsplassen bør håndteres. Det er ingen fasit på hvordan dette skal gjøres, men vi anbefaler alle HR- avdelinger å legge til rette for at konflikter kan adresseres og løses så raskt som mulig for et godt arbeidsmiljø.