Hva koster det å bytte ERP-system?

Det å bytte ERP-system er ikke noe selskaper gjør så ofte, og det kan vi godt forstå. Et bytte av et kjernesystem i bedriften krever både investering i form av penger og tid. Det er mange variabler som spiller inn når du skal få oversikt over hva koster det å bytte ERP-system. Nedenfor forsøker vi å gi deg et bilde av hva du kan forvente, samtidig som vi gir deg noen tips til hvordan få det til mest mulig kostnadseffektivt.

Denne artikkelen er basert på noen av funnene fra HerbertNathan & Co sin benchmarkanalyse av kostnadene ved å implementere et ERP-system i Skandinavia.

1. Fra on-premise til skyen 

Vi tror ikke (håper ikke) at det er mange selskaper som vurderer en on-premise løsning i dag, fremfor en skyløsning. Dette mener vi ikke er lønnsomt, verken når det kommer til kostander eller utbytte av systemet.

Når det gjelder kostander, så vil en on-premise løsning være en stor up-front investering i både hardware og software, da selskapet selv må kjøpe selve utstyret av sin leverandør. ERP – systemet som kjøpes installeres lokalt på selskapets servere og lokaler.(eventuelt hos en IT-leverandør). Løsningen innebærer også at selskapet selv står for driften av hardware, infrastruktur og software.

Et skybasert ERP-system leveres som en software as a service, og du kjøper tilganger til en programvare med funksjonalitet som driftes fra skyen. Altså ingen kostander til hardvare i form av servere osv.

I korte trekk, så er konfigurering, oppdateringer, sikkerhet og vedlikehold de andre største kostandene som skiller disse to løsningene fra hverandre. Her kommer en On-premise løsning dårligst ut.

Konfigurering i en skyløsning vil dreie seg mer om å “tvike” på standardprosesser, fremfor å bygge egne arbeidsprosesser i systemet. Det kan fort bli dyrt å bygge nye prosesser hver gang selskapet vokser ut av løsningen, enten når det kommer til f.eks. funksjonalitet eller antall bruker.

Oppdateringer, sikkerhet og vedlikehold i en skyløsning vil være softwareleverandøren sitt ansvar Dette vil skje til alle brukere samtidig uten at ditt selskap behøver å gjøre noe.  Alternativet med en on-premise løsning vil være å installere disse selv på egne servere.

Nå skal vi ikke bruke mer tid på å sammenligne disse to løsningene, men heller gå videre i denne artikkelen med utgangspunktet i at du nå er overbevist om å velge et skybasert ERP- system.

2. Lisenser og transaksjoner 

De siste årene har prismodellene endret seg fra å kjøpe en lisens til et helt system med all funksjonalitet, til å kjøpe et abonnement på roller eller noe funksjonalitet i systemet. Inntoget av skyløsninger har mye av æren for dette.

På denne måten får selskapet mer fleksibilitet, og mulighet til å bare betale for det som brukes nå- fremfor å betale for tilgangen til alt. Det kan handle om antall brukere, roller eller i forhold til funksjonalitet.

Når det kommer til selve prisingen av bruk av systemet, så er det ofte to variabler som spiller inn:

• Hva trenger du av funksjonalitet
• Hvor mange månedlige transaksjoner har selskapet

Ulike leverandører priser forskjellig ut ifra hvordan systemet er bygd opp. Men de fleste baserer seg på hvilken funksjonalitet du trenger, og antall transaksjoner selskapet har månedlig. (etter faktisk bruk hver måned).

I noen system prises de ulike modulene eller funksjonaliteten for seg, mens i andre system er det rollen du får til systemet som avgjør prisen. Det vil si at du for eksempel enten betaler for en “Prosjekt-modul” eller for en “Prosjektrolle” i systemet. Et selskap eller en person som trenger lite funksjonalitet betaler da litt mindre for sin lisens, enn en som trenger full tilgang til alt.

Det som er verdt å huske på er at du betaler gjerne for funksjonalitet som bidrar til at du og din avdeling forenkler hverdagen og blir mer effektiv. Det må man ikke glemme når det er snakk om kostander.

I tillegg til lisens på funksjonalitet, så kommer gjerne transaksjonskostnader. Disse prises ofte per transaksjon, og hva som er inkludert i disse transaksjonskostnaden kan variere fra leverandør til leverandør.

I noen systemer er det også slik at transaksjonskostnaden blir lavere jo høyere volum, mens noen operer priser i forhold til hva som inngår i selve transaksjonen. Det betyr at noen leverandører har bakt inn all automatikk, mens andre lar deg velge funksjonalitet som automatiserer i transaksjonsleddet, for eksempel i forhold til EHF eller automatisk remittering.

De neste punktene handler om implementering, opplæring, og integrasjoner, som kanskje også de variablene som kan svinge mest i forhold til kostander. Men, er også de punktene som nok er mest avgjørende for suksess i et bytte av et ERP-system.

3. Implementering 

Kostnadene for å implementere et ERP-system varierer i forhold til selskapets størrelse og kompleksitet. Men, vi har likevel noen gode, generelle tips til hva du bør tenke på for å gjøre implementeringen mest mulig kostnadseffektiv.

«Sånn har vi alltid gjort det» kan være en veldig dyr filosofi å ta med seg inn i en implementeringsprosess. Derfor bør dere tenke godt over hva som skal bli bedre akkurat nå og hvordan organisasjonen ser ut litt lengre frem i tid. Hvilke hensyn bør tas nå, slik at du slipper å gjøre store inngrep om kort tid?

Hvis det kommer nye typer prosjekter til virksomheten din, eller om det planlegges oppkjøp bør dette komme frem under planleggingen av implementeringen av økonomisystemet. På den måten kan det hensyn tas tidlig, og leverandøren du har
valgt har kanskje gode metoder for å sikre denne skalerbarheten.

Den viktigste faktoren for å holde kostnadene nede i en implementeringsprosess, handler om konfigurasjon i av systemet. Vi anbefaler at du tilpasser selskapets egne prosesser til ERP-systemet, og ikke omvendt. Jo mindre tilpasninger som gjøres, jo rimeligere blir det også.

Et skybasert ERP-system har standardprosesser som alle brukere har tilgang til. Disse kan justeres noe, men er basert på best practice og henger tett sammen med andre prosesser i systemet for best mulig arbeidsflyt.

Det er jo ofte en grunn til at selskapet vil bytte ERP-system, annet enn en utgått lisens. Det handler ofte om at ting skal bli bedre enn dagens situasjon, og da må man være villig til å endre egne arbeidsprosesser for å få mest mulig ut av systemet.

4. Opplæring og support 

Appropo endring av arbeidsprosesser. Når et ERP-system skal byttes ut, betyr det også at de ansatte får nye måter å jobbe på og endrede rutiner. For suksess i implementeringen av nytt system så står opplæringen sentralt.

Du bør sørge for at den leverandøren som implementerer ERP-systemet, også kan stå for opplæringen underveis og support i ettertid. På denne måten slipper du å forholde deg til flere parter, og du får en mer kostnadseffektiv leveranse.

Dersom du ikke har personer i selskapet som er kyndig i systemet anbefaler vi en løpende supportavtale med din leverandør, for å unngå å stoppe arbeid dersom du trenger hjelp.

5. Integrasjoner 

Når vi implementere et nytt ERP-system for kunder i dag, er det nesten alltid også snakk om integrasjoner i en aller annen form. En integrasjon skal løse en oppgave på en bedre måte, og ofte handler det om å være enda mer effektiv, redusere manuelt arbeid og ikke minst redusere feil i prosessen.

Noen ERP-leverandører tilbyr ferdige integrasjoner, “out the box”. Disse kommer du raskt i gang med, prises ofte med en oppstartskostnad og en løpende fastpris i måneden.

Ulempen er at du begrenses av de mulighetene som er lagt opp i integrasjonen fra før, og kan ikke strukturere dataene på den måten som kan være mer optimalt for ditt selskap.

I mange tilfeller kommer du langt med å bruke ferdige integrasjonene som allerede tilbys fra systemleverandøren, mens i andre tilfeller der behovene blir litt mer komplekse kreves programmeringskunnskaper.

Så lenge ERP-systemet du har valgt har relativt åpne APIer, er mulighetene mange for å skreddersy integrasjoner som øker effektiviteten betraktelig.

Ulempen er at det kan være vanskelig å estimere en ekstrakt kost på slike prosjekt. Men, dersom din leverandør erfaren på dette området, så vil de også ha mer klart for seg hva som kreves av ressurser, og kan gi deg et mer nøyaktig estimat. Sjansen er også stor for at de har gjort lignende prosjekter før, og kan derfor både gjøre det rimeligere og raskere.

6. Oppsummering av variabler som påvirker kostander 

Som undersøkelsen fra HerbertNathan & Co også konkluderer med, så er det noen hovedvariabler som er med å drive prisen opp eller ned ved et bytte av et ERP- system. Kort oppsummert handler dette om:

Størrelsen på selskapet:
Hvor mange brukere og hvilke rolle-tilganger trenger dere? Hvor mange transaksjoner har dere? Trenger dere tilgang fra flere land?

Kompleksiteten:
Har selskapene i de ulike landene ulike regelverk? Har dere mage prosjekter og avdelinger? Har dere behov for mye konfigurering av systemet?

Integrasjoner:
Kan arbeidsprosesser effektiviserer med skreddersydde integrasjoner med andre fagsystemer? Hvor god kunnskap har din leverandør her?

Forarbeid og kommunikasjon:
Sett av god tid til å kommunisere selskapets ønsker og behov til leverandøren. Det er nyttig å analysere fallgruver og kompleksitet på forhånd, for å redusere bremseklosser i selve implementeringsprosessen.

Din leverandør:
Sørg for å velge en leverandør som har god erfaring med og både kan implementere, gi opplæring og videre support ved bytte av ERP-system. Dette gjør prosessen enklere for ditt selskap, og du kan forholde deg til en part hele veien.