Skybaserte erp-systemer – en fremtidssikker løsning

Som CFO eller bedriftsleder er du nok alltid på jakt etter måter å optimalisere bedriftens forretningsprosesser og samtidig minimere kostnadene. Noe som kan lette arbeidet for å oppnå dette, er å bruke skybaserte ERP-systemer og forretningssystem. I denne artikkelen forklarer vi hvordan skybaserte ERP-systemer fungerer, hvilke fordeler de tilbyr, og hvordan de kan hjelpe deg med å ta virksomheten din til neste nivå.

Hva er et skybasert ERP-system?

Kort fortalt er et skybasert ERP-system en programvare som leveres som en skytjeneste, i stedet for å bli installert lokalt på en datamaskin eller server. Med et skybasert ERP-system trenger du ikke å investere i dyre servere eller betale høye oppgraderings- og lisenskostnader for å oppdatere til den nyeste versjonen. Systemene er ofte brukervennlige og krever ingen stor teknisk kunnskap for å komme i gang.

Mange skybaserte skybasert ERP-systemer kan støtte og håndtere forretningsprosesser innen flere områder som:

• Økonomi
• Regnskap
• Bokføring
• Fakturering
• Prosjektledelse
• Time – og utlegg
• Lønnsadministrasjon
• Lagerstyring
• Integrasjoner

Systemene er ofte brukervennlige og krever ingen stor teknisk kunnskap for å komme i gang.

Fordeler med skybaserte ERP-systemer

Det er flere fordeler med å bruke skybaserte forretningssystemer. Her er noen av dem.

Lavere kostnader

Skytjenester er enkle og kostnadseffektive å implementere, drifte og administrere. Du betaler også bare for de funksjonene og tjenestene du bruker. Ved å bytte til et skybasert ERP-system kan du dermed spare penger på servere, vedlikehold, oppgraderinger og et mer strømlinjeformet system. Og når du reduserer unødvendige kostnader for bedriften din, kan du investere i andre, verdiskapende funksjoner og aktiviteter.

Skalerbarhet

En av de største fordelene med skybaserte ERP-systemer er at de er skalerbare. Løsningene kan enkelt skaleres opp eller ned for å tilpasses bedriftens behov og vekst. Du kan for eksempel legge til nye funksjoner og moduler etter hvert som behovene endrer seg uten å forstyrre pågående virksomhet. Du trenger heller ikke bekymre deg for drift og administrasjon av systemet når du vokser og trenger å håndtere større datamengder eller flere brukere.

Tilgjengelighet

Skybaserte ERP-systemer er tilgjengelige hvor som helst og når som helst. Siden all informasjon lagres i skyen, er den alltid tilgjengelig, så lenge du har en internettforbindelse. Dette gjør det mulig for deg og dine medarbeidere å jobbe når de f.eks. er på reiser, og dere trenger derfor ikke å miste effektivitet og produktivitet. I tillegg trenger du ikke bekymre deg for datalagring eller sikkerhetskopiering, da alt skjer automatisk i skyen.

Sikkerhet

Skybaserte ERP-systemer er generelt sett veldig sikre. Med trygg datalagring i skyen reduseres risikoen for datainnbrudd og tap av kritisk informasjon. Ettersom du alltid har den nyeste versjonen av systemet, kan du også være trygg på at alle sikkerhetsfunksjoner er oppdaterte for å beskytte bedriftens data mot potensielle trusler.

Oppdateringer

Med et skybasert ERP-system trenger du ikke bekymre deg for kostbare og tidkrevende oppgraderinger. Siden oppdateringer utføres automatisk av leverandøren, har du alltid tilgang til den nyeste programvaren og teknologien. Dette betyr også at bedriften din har bedre forutsetninger for å være konkurransedyktig på markedet.

Mulighet for tilpasninger

Skybaserte forretningssystemer kan enkelt tilpasses for å møte bedriftens spesifikke krav og endringer i bransjen. I tillegg kan de integreres med andre forretningssystemer for å skape sømløse og effektive bedriftsprosesser.

Automatisering

Skybasert ERP-systemer har ofte mye innebygde automatikk og AI- teknologi som reduserer manuelt arbeid. Dette betyr at du kan automatisere oppgaver som tar mye tid og ressurser. På denne måten sparer du både tid og penger, og du og dine ansatte kan fokusere mer på viktige strategiske og verdiskapende oppgaver. I tillegg reduserer du feilkilder.

Les mer: 5 oppgaver du bør automatisere i regnskapet ditt

Hvordan skybaserte ERP-systemer kan løfte din virksomheten til nye høyder

Ved å integrere, samle data og prosesser fra ulike deler av virksomheten, kan skybaserte ERP-systemer effektivisere bedriftens arbeidsmåter og hjelpe deg med å ta bedre forretningsbeslutninger. Her er noen eksempler.

Alltid oppdaterte og relevante tall

Med et skybasert økonomisystem har du alltid tilgang til oppdaterte og relevante data, slik at du kan ta beslutninger basert på fakta, og ikke antakelser eller tidligere erfaringer. Du får større mulighet til raskt å analysere data og identifisere trender og mønstre, og får grunnlag for å forutse fremtidige utfordringer og muligheter.

Innsikt og oversikt

Ved å ha all data på én plattform får du også en oversikt over hvordan ulike deler av virksomheten påvirker hverandre. På denne måten får du og ledelsen gode forutsetninger for å ta beslutninger som gagner hele bedriften- i stedet for å bare fokusere på en del av virksomheten.

Relevante og tydelige rapporter

Med et skybasert system har du ikke bare god oversikt, men du kan også enkelt få fram relevante og tydelige rapporter og analyser. Dette gjør at du alltid har grunnlag for å ta riktige beslutninger til rett tid.

Effektivisering av økonomihåndteringen

Ved å integrere fakturering, betalinger, avstemming av kontoer og regnskapsføring i samme system, kan dere raskt og enkelt håndtere alle deres økonomiske transaksjoner. Skybaserte ERP-systemer automatiserer regnskapsføring, fakturering, betalinger og andre økonomiske prosesser. Dette sparer deg for ytterligere tid og reduserer risikoen for feil.

Les mer: 5 tips til en bedre økonomistyring

Hvordan velge riktig skybasert ERP-system?

Å velge et system kan være en utfordrende oppgave for alle bedrifter. For CFO-er, økonomisjefer og administrerende direktører er det ekstra viktig å ha en løsning som er kostnadseffektiv, skalerbar og sikker.

Noen ting du bør vurdere når du velger blant ulike skybaserte forretningssystemer er:

• Funksjoner: Sørg for at systemet du velger er fleksibelt og har de funksjonene du trenger for å jobbe effektivt.
• Brukervennlighet: Systemet bør være enkelt å bruke for de fleste, uavhengig av deres tekniske kunnskaper.
• Integrasjoner: Det er viktig at systemet kan integreres med andre fagsystemer for virksomheten.
• Pris: Sammenlign priser og abonnementsmodeller for å finne det beste utgangspunktet for din bedrift.
• Støtte og support: Forsikre deg om at leverandøren du velger tilbyr support og best-practice kunnskap om din bransje.

Hvordan implementere det skybaserte ERP-systemet i din virksomhet?

For at det å implementere et nytt ERP-system skal være så enkelt og vellykket som mulig, er det flere viktige ting å huske på. Her er noen av dem.

Få hjelp fra systemleverandøren

Når du sammenligner ulike leverandører av ERP-systemer, bør du undersøke hvor erfaren de er med implementeringer og om de har integrasjonskonsulenter som kan hjelpe deg med integrasjoner mellom andre forretningssystemer. Med en erfaren leverandør kan du dra nytte av beste praksis og unngå fallgruver.

Opplæring av ansatte

For at implementeringen skal lykkes, bør du sørge for at alle som skal jobbe i systemet får opplæring i hvordan man bruker det og forstår fordelene med å bruke det. Din systemleverandør bør kunne hjelpe deg både med å lage opplæringsløp basert på deres behov.

Overvåk og juster

Etter implementeringen er det viktig at du følger med på effektiviteten, og sørger for å gjøre nødvendige justeringer for å sikre at bedriften din får mest mulig ut av systemet. Også her kan du få hjelp av systemleverandøren – de bør ha full oversikt over hvordan du best utnytter alle funksjonene.

Oppsummering

Skybaserte ERP-systemer skal være en hub og kostnadseffektiv løsning for bedrifter som ønsker å forbedre forretningsprosessene sine, og øke effektiviteten i organisasjonen. Ved å implementere riktig systemløsning kan dere redusere kostnader, blir mer presis i håndtering av data og dermed skape en mer konkurransedyktig virksomhet.

For å dra nytte av alle fordelene er det viktig å sondere markedet etter det ERP-systemet som passer best for din bedrift nå – og i fremtiden.

Å investere i et fremtidsrettet system er et smart trekk for bedriftsledere som ønsker å sikre at deres organisasjon er klar til å møte utfordringer og tilpasse seg i en stadig mer digital og usikker verden. Det blir stadig viktigere å være effektive, innovative og konkurransedyktige på markedet for å oppnå suksess, og skybaserte ERP-systemer kan være et sentralt verktøy for å oppnå dette.

Ønsker du å vite mer om skybaserte ERP-systemer?

Vi i VIEW er dedikerte til å hjelpe bedrifter med å få full kontroll over økonomien og en effektiv arbeidshverdag. Vi har lang erfaring med å hjelpe økonomisjefer, IT-sjefer og ledelsesteam med å velge riktig system og implementere det på beste måte.

Vi er partner med to av de beste ERP-systemene på markedet, nemlig som Xledger og Tripletex, og tilbyr alt bra implementering og konfigurering til hjelp med regnskap og lønn etter behov.

Ta kontakt med oss dersom du er nysgjerrig, så kan vi ta en prat om hvordan våre løsninger kan spille din bedrift bedre.