5 tips til bedre økonomistyring

Ta kontroll

God økonomistyring er et avgjørende virkemiddel til å drive sunn forretningsvirksomhet. Kontroll på økonomien gir oversikt over muligheter og røde flagg ved potensielle fallgruver. Vi gir deg våre fem beste tips til hva du kan gjøre for å få bedre økonomistyring i din bedrift.

1. Budsjettering og prognoser

Effektiv økonomistyring krever omfattende planlegging. Planlegging av hvilke mål bedriften har for fremtiden og hvordan disse skal nåes på en realistisk måte. Ved å utarbeide budsjetter og prognoser kan du visualisere konsekvensene av disse handlingsplanene i krone og øre. Det kan handle om driftsbudsjetter, likviditetsbudsjett eller investeringsbudsjett.

Kontroll på bedriftens likviditet er essensielt for økonomistyringen. For å få en oversikt over kontantstrømmen, bør selskapet sette opp en oppstilling over forventede innbetalinger og utbetalinger. Det kan være nyttig å bruke et likviditetsbudsjett og lage prognoser underveis, for å forutse selskapets betalingsevne.

Et budsjett strekker seg ofte over en lengre periode og er mer detaljert enn prognosene. Utarbeidelse av prognoser er ofte noe som skjer flere ganger i året og handler om å fortløpende kartlegge faktiske tall.

Dermed kan prognosene brukes til å gjøre justeringer underveis i budsjettet og sikre at beregningene blir mer presise. Dette er gode virkemidler for å avdekke perioder med stram likviditet, der utbetalingene overstiger innbetaling – planlegge tiltak deretter.

Budsjetter skal si noe om hva du ønsker og tror skal skje, og kan avvike fra virkeligheten. Derfor er det viktig at du bruker budsjettene som et arbeidsdokument og jevnlig følger med på utviklingen. Samtidig er det ikke ønskelig å avvike for mye, så det er viktig å holde de riktige ressursene ansvarlige for sine deler av budsjettene.

Ekstra tips: Legg inn budsjettene i økonomisystemet ditt. Bruk malene, ferdige rapporter og spørremulighetene i systemet, for å få raske oversikter og kunne analysere eventuelle avvik mellom planer og faktiske regnskapstall.

2. Effektive arbeidsprosesser

De fleste av rutinene og oppgavene knyttet til økonomi og regnskap foregår i økonomisystemet ditt. Derfor bør du ha et system som har funksjonalitet som hjelper deg med å være effektiv i hverdagen og få god oversikt. I tillegg til budsjett og prognose-oppsett, er det mange andre oppgaver som bør ha stor grad av automatikk for å sikre effektivitet og kvalitet.

Det kan for eksempel handle om effektive betaling– og avstemmingsløsninger, enkel bilagsgodkjenning eller automatisk utsendelse av purringer. Det kan også være enkel time- og utleggregistrering eller gode prosesser for lagerstyring og innkjøp.

Ekstra tips: I noen tilfeller kan det være vanskelig å finne ett system som dekker alle bedriftens prosesser effektivt. Da bør du se etter et system som har gode integrasjonsmuligheter for å kunne koble på andre fagsystemer du har. Da vil du oppnå alle fordelene ved sømløse arbeidsprosesser på tvers av systemene.

3. Gode faktureringsrutiner

Speaking of arbeidsprosesser og rutiner. Gode faktureringsrutiner henger ekstra tett sammen med bedriftens økonomi, og derfor bør bedriftseiere prioritere å få på plass effektive rutiner for både betingelser, fakturering og oppfølging.

Sørge for at du faktisk har de riktige juridisk opplysningene om kundene dine. Det å være slurvete med å innhente korrekt informasjon, kan straffe seg senere.
Kan du gjøre det enklere og mindre friksjonsfritt for kunden å betale? F.eks. ved å tilby Vipps, Klarna, ApplePay, GooglePay eller Paypal? Slik kan du få penge raskere inn.
Send EHF-faktura til bedrifter.
Kan du ha kortere frist enn 30 dagers betalingsfrist som standard? 7 eller 14 dager?
Del opp store fakturaer i stedet for å utsette fristen. Slik sikrer du at noe av beløpet kommer inn, i stedet for å vente på alt.

Sett opp rutiner i økonomisystemet ditt forutleveringsstopp eller arbeidsstans på kunder som ikke betaler.
Sett også opp automatiske prosesser for utsending av purringer, purregebyr og inkassovarsel.
Kredittsjekk gjerne kunder.
Forhand frem gode avtaler hos dine leverandører. Kanskje kan du få stordriftsfordeler ved å samle flere tjenester ett sted.
Har du stort volum av bilag? Da kan der være fornuftig å koble på AI- løsninger på ditt økonomisystem for en raskere behandling av faktura og for bedre rapportering av data i etterkant.

Ekstra tips: Det bør også være en målsetting å ha kortere kredittid på kunder enn den kredittiden du har hos leverandørene dine, for å unngå unødvendig likviditetspress. Så fremt det ikke påløper renter på kredittiden hos leverandører, vil dette påvirke likviditeten til selskapet positivt.

4. Verktøy for datafangst

For å ha oversikt og innsikt i bedriftens økonomi, må du ha tilgang til data som gir mening. ERP- systemet ditt bør ha god rapporteringsfunksjonalitet, i tillegg til muligheter for integrasjoner med andre kjernesystemer i bedriften.

På denne måten kan du få samlet data fra flere kilder. Det kan f.eks. være data fra bedriftens CRM – system om kundeavgang, ordreinngang eller timebruk internt. Eller det kan handle om daglige oppdaterte salgstall fra nettbutikker og kassasystemer.

En god dataflyt kan betyr tilgang på unik styringsinformasjon- samlet fra et operasjonelt og finansielt perspektiv.

Men, et høyt volum av kompliserte data fra flere kilder kan være vanskelig å strukturere og oversette. Dersom din avdeling leter etter et enda bedre verktøy for dette, kan Business Intelligence-løsninger og andre AI-løsninger være det du trenger for å få skreddersy rapporter og se sammenhenger.

Uansett hvordan du velger å analysere data, er det viktig å definere hva som skal måles, hvorfor og hvordan. På denne måten får ledelsen god oversikt over hvordan forretningen går, kan se utvikling over tid og har evnen til å reagere dersom tallene går i en negativ retning.

Ekstra tips: Vær tidlig ute med å teste Business Intelligence eller AI-løsninger, enten det er igjennom din regnskapsleverandør eller selv. Jo tidligere ute du er med å få erfaring med disse verktøyene, jo større konkurransefortrinn kan du få med analyser som gir deg et godt beslutningsgrunnlag.

5. Gjør regnskapsanalyser

Økonomistyring handler mye om å se fremover, ikke bakover. Med dagens teknologi er det ingen grunn til at du skal ta avgjørelser basert på utdatert informasjon, når du kan ha tilgang til rykende ferske regnskapstall hver dag.

I regnskapet ditt finner du mye nyttig informasjon som kan brukes for å forbedre bedriftens økonomistyring. Men det er ikke alle spørsmål du finner svarene på i ferdige rapporter eller kan hente rett ut av regnskapet. Mange spørsmål krever en dypere kunnskap og sammenfattingen av informasjon fra flere steder – og da må du gå mer systematisk til verks.

Ved å utarbeide ulike regnskapsanalyser vil du kunne se hvilke faktorer som påvirker bedriftens økonomi i positiv og negativ retning. Igjennom å for eksempel måle lønnsomhet og se på korrelasjoner, kan du få et enda bedre styringsverktøy for å være i forkant og ta riktige avgjørelser for din bedrift.

Hvor stort er bedriftens potensielle resultat? Hvordan ligger du an i forhold til konkurrentene dine? Hvilke produkter, tjenester eller kunder er de mest lønnsomme? Hva bruker de ansatte mest tid på i dag som kunne vært brukt på noe annet? Dette er noen eksempler på spørsmål du ønsker å få svarene på dersom du skal lykkes med en god økonomistyring i selskapet.

Ved å gjøre kontinuerlige analyser vil du se utvikling og sammenhenger over tid. Jo mer du vet, jo bedre og veloverveide beslutninger kan du ta. Derfor bør du både bruke og forstå regnskapstallene dine, slik at du får et effektivt og presist verktøy i økonomistyringen.

Ekstra tips: Ikke vent for lenge med å få hjelp til å få svar på denne typen spørsmål. Mange regnskapsbyråer kan gjøre analyser for deg, og gi deg råd basert på deres best practice. Dette kan være svært verdifull informasjon som koster lite, kontra hva du har å tape på å være uviten for lenge.

Anbefalinger på andre artikler:

Sitter du med et udatert økonomisystem?

Vi hjelper deg med neste kapittel