Hvordan lykkes med å implementere nytt ERP-system?

Vurderer ditt selskap å implementere nytt ERP- system? Vår Senior ERP-konsulent Silje svarer på noen av de mest vanligste spørsmålene hun får når hun jobber med selskaper som vil implementere nytt ERP-system.

Silje Beyer Olsen

Hvordan tenke rundt konfigurering av nytt ERP-system?

– Vær åpen for å utføre prosesser på en ny måte, fremfor å betale dyrt for å tilpasse systemet, sier Silje Therese Olsen, Senior ERP-konsulent i VIEW Group.

✔ «Sånn har vi alltid gjort det» holdning kan være en veldig dyr filosofi å ta med seg inn i en implementeringsprosess. Et nytt ERP-system er en fin mulighet til å rydde opp i egne rutiner og få innspill til hvordan ting kan gjøre annerledes – og enda bedre.

✔ Det kan også fort bli dyrt om du skal konfigurere mye, og du mister gevinsten av å ta i bruk arbeidsflyter og automatikk som ligger ferdig i systemet.

✔ Konfigurering av systemets innstillinger og parametere gjøres basert på selskapets behov. Det kan handle om alt fra tilpasning av roller, kontoplan til rapportering og skjemaer.

✔ For mye tilpasninger kan gi økt risiko for utfordringer når du skal implementere nytt ERP-system, og føre til mer vedlikehold og oppdateringer av systemet i etterkant.

✔ Ikke vær for detaljstyrt under implementeringen, men begynn med «must haves», og la «nice to have» ligge til man er blitt kjent med systemet gjennom faktisk bruk.

Hvordan tilrettelegge for vekst under implementering av ERP-systemet?

– Et nytt system skal ikke bare løse dine utfordringer slik de er i dag, men også løse utfordringer som potensielt møter deg i fremtiden, presiserer Silje Therese Olsen, Senior ERP-konsulent i VIEW Group.

✔ For det første må det nye systemet ha et skalerbart oppsett, slik at du raskt og enkelt kan tilpasse systemet for å møte skiftende forretningsbehov. De fleste skybaserte systemer har denne muligheten.

✔ Tenk på hvordan organisasjonen din vil se ut i nærmeste fremtid og i de neste 3 årene. Hvilke hensyn bør tas nå, slik at du slipper å gjøre store inngrep om kort tid?

✔ Hvis det kommer nye typer prosjekter til virksomheten din, eller om det planlegges oppkjøp bør dette komme frem under planleggingen av implementeringen.

✔ Det kan handle om å legge til nye avdelinger, nye ansatte, splitte kostnader og inntekter i andre dimensjoner osv. Det kan også handle om å legge inn nye selskap eller forretningsområder.

✔ Det kan fort bli dyrt hvis selskapet vokser ut av løsningen, enten funksjonelt eller kapasitetsmessig. Bruk litt tid på å tenke igjennom disse tingene når du skal implementere nytt ERP-system, slik at ikke systemet blir en bremsekloss for vekst i fremtiden.

Hvem bør være med i en implementeringsprosess?

– Brukere som påvirkes bør få være med å komme med innspill til hvordan løsningen skal være, forteller Silje Therese Olsen, Senior ERP-konsulent i VIEW Group.

✔ Eksempelvis bør ikke daglig leder alene bestemme hvilke felter som skal benyttes i timeføring for ansatte. En CFO, en prosjektleder og en ansatt har ulike preferanser og tilnærming til funksjoner i økonomisystemet. Suksessen er avhengig av at alle de forskjellige behovene møtes på en god måte.

✔ I implementeringsprosesser for mellomstore – og større selskaper anbefaler vi at det settes opp en styringsgruppe som gir leveranseprosjektet et mandat – og sikrer tett oppfølging av dette. Denne består av ledelse fra kunden og en prosjektleder fra leverandør.

✔ Det bør også utnevnes en prosjektleder som har oversikt over selskapet, som kan ta noen enkle beslutninger utenfor styringsgruppen. Det er også fornuftig med tanke på å forenkle kommunikasjonen slik at den går igjennom en person.

✔ Prosjektlederen sitt ansvar bør også være å dra inn relevante kollegaer når det trengs til ulike deler av implementeringsprosjektet. Lønnspersonell trenger ikke å være med å diskutere leverandører, men bør kanskje være med å diskutere prosjekter/avdelinger osv.

Hva er dine tips til å lykkes best med å implementere nytt ERP-system?

-De største suksessfaktorene vi ser handler mye om godt forarbeid, testing og tid til opplæring, forteller Silje Therese Olsen, Senior ERP-konsulent i VIEW Group.

✔ Sett av tid før du skal implementere nytt ERP-system til å finne ut av hvilke prosesser som er tunge i dag og hva selskapet ønsker skulle blitt bedre. Være åpen for å tenke annerledes. Bruk muligheten til å «rydde» opp og endre egne rutiner når du skal implementere nytt ERP-system.

✔ Tenk på målene virksomheten har satt seg for de neste årene. Hvordan kan ERP – systemet hjelpe til med å nå disse? Kanskje handler det om bedre data – og beslutningsgrunnlag? Trenger dere integrasjoner med andre systemer?

✔ Testing er en viktig fase. Vi anbefaler å involvere brukere av systemet som også er interessert i nye ting og engasjert i forbedringer. Få disse med i testfasen og la de komme med innspill. Vi erfarer at det ofte er veldig nyttig for alle.

✔ Det å “gå live” er ikke slutten på prosjektet, men en ny fase. Det er som oftest litt mer jobb i etterkant enn før implementeringen – før alle gevinstene sitter helt hos alle. Ta tak i problemstillinger som dukker opp fortløpende og skap forståelse for at brukere trenger tid for å komme i gang med et nytt system.

Har du andre spørsmål rundt nytt ERP-system?

Vi tar gjerne en uforpliktende prat og gir deg våre råd.

Book 20 minutter med vår ekspert her, en tid det passer deg!