Integrasjoner med ERP: Spørsmål og svar

Når bør du vurdere en integrasjoner med ERP-systemet ditt, hvilke systemer er mest vanlig, hva undervurderes og hva er suksessfaktorene for et integrasjonsprosjekt?

Vi har tatt en prat med en av våre eksperter Vebjørn på området, og stilt de mest vanligste spørsmålene selskaper vi møter har når det kommer til integrasjoner med ERP – på en måte som faktisk gir verdi i hverdagen.

Når bør selskaper vurdere integrasjoner med ERP?

Selskaper bør vurdere en integrasjon hvis ansatte bruker mye tid på manuell håndtering av data eller dersom de har behov for å samle data for å bedre innsikt i forretningen.

Typiske eksempler på dette kan være:

✔ Manuell håndtering av data kan handle om at ansatte eksporterer og importerer data mellom systemer via Excel, for eksempel fra regnskapssystem til rapportverktøy.  

✔ Andre eksempler er at ordre må legges inn manuelt fra nettbutikk til ERP-systemet, noe som øker risikoen for feil og forsinkelser. 

✔ Tar det lang tid å få oversikt over nøkkeltall fordi data er spredd over flere systemer?  For eksempel salgstall i ett system, lagerstatus i et annet, og fakturering i et tredje. Da bør en integrasjon vurderes.  

✔ En integrasjon er nyttig når ledelsen trenger mer sanntidsinnsikt og automatiserte rapporter for å ta raske og riktige beslutninger.  

Hvilke systemer bør integreres?

For å sikre effektive prosesser og god datakvalitet, er det viktig å integrere ERP-systemet med andre sentrale systemer i virksomheten.

Mange ERP – systemer tilbyr standard-integrasjoner» eller «plug-and-play» varianter. Disse har visse muligheter tilgjengelig, men er lite fleksible utover dette. 

Skreddersydde integrasjoner derimot, utvikles spesielt for å møte selskapets sitt behov. Dette krever kompetanse på utvikling, men gir deg også mye fleksibilitet og potensielt store gevinster.  

Fordelen med ferdige standardisere integrasjoner er at konfigurasjonen er gjort, og du kommer raskt i gang. Ulempen er at du begrenses av de mulighetene som er lagt opp i integrasjonen, og kan ikke strukturere dataene på den måten som kan være mer optimalt for ditt selskap. 

Typiske eksempler på dette kan være:

✔ Våre kunder benytter seg ofte av ferdige integrasjoner med betalingsløsninger, kassesystemer og nettbutikker. Mange kobler også på ordresystemer, CRM, personal- og lønnssystemer med ERP – systemet.  

✔ I et datavarehus struktureres dataene slik at de passer sammen med data fra andre systemer. ERP-systemet er som regel en av de viktigste datakildene inn i et datavarehus, og vi gjør ofte integrasjoner inn i dette grensesnittet.  

✔ Datavarehus brukes ofte i tilfeller der behovene er komplekse, og igjennom datavarehuset kan data struktureres og legge grunnlaget for detaljerte dashboards og rapporter i f.eks. Power BI.  

✔ Som software developer jobber jeg på VIEW Group sin egen utviklede integrasjonsplattform i Azure. Der kan vi lage skreddersydde løsninger til kundene våre – utover API – funksjonaliteten.

Hva opplever du selskaper undervurderer når det kommer til integrasjoner?

En vellykket ERP-integrasjon handler ikke bare om teknologi – det krever strategi, endringsledelse og god planlegging. De som undervurderer disse faktorene, risikerer forsinkelser, økte kostnader og frustrerte ansatte.

 Dette er viktige punkter å ta høyde for:

✔ Sett av nok tid – både planlegging, testing og oppfølging tar ofte lenger tid enn forventet. Det er aldri lurt å forhaste prosjektet, da mange endringer i etterkant kan bli både vanskelig og kostbart.  

✔ Involver de riktige personene – integrasjoner lykkes best når nøkkelpersoner hos kunden er tett involvert gjennom hele prosessen. De som skal jobbe med løsningen må forstå motivasjonen og hvordan løsningen skal fungere.  

✔ Endringsledelse – nye integrasjoner betyr ofte nye arbeidsprosesser som må forankres og kommuniseres godt internt. Sett av tid til opplæring og opplys om gevinstene ved prosjektet/endringen.  

✔ Datakvalitet – mange undervurderer hvor viktig det er med ryddige, konsistente data for at integrasjonene skal fungere som forventet. Integrasjoner er ikke magi. Integrasjonen kan være aldri så bra, men hvis datakvaliteten er dårlig, blir resultatene meningsløse. 

✔ Gevinstene – gevinstene ved å få på plass gode integrasjoner er såpass store at det vil være “dumskap” og la seg skremme av disse tingene over. Jeg opplever at det meste går bra i integrasjonsprosjekter, eller så går det fort over.  

Hva er suksessfaktorene i et integrasjonsprosjekt?

Et godt samarbeid, tydelig kommunikasjon og realistiske forventninger er avgjørende for å lykkes med integrasjoner.

 Det handler om blant annet:

✔ God beskrivelse av ønsket funksjonalitet, kombinert med en åpen sinnet dialog for å finne den beste løsningen sammen. 

✔ Tilgang til relevant testdata – helst fra produksjonsmiljø – for å sikre realistisk og nøyaktig testing. 

✔ Mer testdata – det er sjelden for mye testdata, og det avdekker ofte utfordringer tidlig. 

✔ En dedikert nøkkelperson hos kunden som både forstår behovene og kan verifisere løsningene fortløpende. 

✔ Tenk litt frem i tid -bedrifter vokser og endres, så integrasjonen bør ikke begrense dette, men også kunne tilpasses og skaleres etter behov i nær fremtid.  

✔ Velg riktig partner – bruk en leverandører som stiller spørsmål og utfordrer deg litt. Ta del i erfaringen fra lignende selskapers suksess – igjennom leverandøren din.  

Har du andre spørsmål?

Ta kontakt med Vebjørn direkte eller fyll inn vårt kontaktskjema her, så kommer vi raskt tilbake til deg. Vi tar gjerne en uforpliktende prat om behov du måtte ha og hvordan vi kan løse dette.

Vebjørn Baustad
Software Developer

E-post: vebjorn.baustad@viewgroup.no
Tlf: +47 934 94 761