Lønn på tvers av land: de vanligste fallgruvene

Det har blitt mer vanlig nå at bedrifter åpner for at ansatte kan jobbe fra utlandet – enten noen uker i året, fast hjemmekontor, eller i forbindelse med oppdrag og etablering i nye markeder.

Men lønn over landegrensene er et av områdene hvor “små unntak” kan gi store konsekvenser: feil rapportering, dobbel beskatning, trygdeproblemer og unødvendig ekstraarbeid for HR og lønn.

Vi tok en prat med Jonas, leder for lønn hos oss, om de vanligste fallgruvene – og hvordan du gjør dette riktig fra start.

Husk dette når ansatte jobber fra utlandet

Det viktigste er å forstå at når en ansatt jobber fra et annet land, kan det påvirke skatt, trygd og rapportering – selv om personen fortsatt er ansatt i et norsk selskap og får lønn utbetalt fra Norge.

 

Jeg pleier å starte med 4 «grunnspørsmål”:

1. Hvor jobber den ansatte – og hvor lenge?

Det er stor forskjell på:

• En kort periode (f.eks. 2–4 uker)
• Deler av året (f.eks. 1–2 dager i uka fast)
• Langt opphold eller flytting

Varighet og mønster betyr mye for plikter og risiko.

2. Er det “hjemmekontor”?

Mange tenker at “hjemmekontor” er privat og uformelt – men for myndighetene handler det om hvor arbeidet faktisk utføres. Altinn beskriver at lønn opptjent i utlandet må innrapporteres som lønn opptjent i utlandet og med landkode. Her er det viktig å holde tungen rett i munn.

3. Når blir det skatte- eller rapporteringsplikt i et annet land?

Det kan skje tidligere enn mange tror. Og her er det viktig å skille mellom skatt og rapportering/opplysningsplikt.

Skatteplikt handler om hvor inntekten kan skattlegges, og det avhenger ikke bare av antall dager, men også av hvilken tilknytning arbeid og arbeidsgiver får til landet. Rapporteringsplikt kan derimot oppstå lenge før det blir skatteplikt, fordi enkelte land krever registrering og innmelding av arbeid/utstasjonering fra start eller tidlig i oppholdet. Derfor bør dette alltid vurderes før oppstart – ikke når oppholdet plutselig blir lengre enn planlagt.

4. Hvordan skal GDPR håndteres?

Når en ansatt jobber fra et land utenfor EU/EØS og får tilgang til personopplysninger (for eksempel i HR-/lønnssystemer eller e‑post), kan dette utløse regler om overføring av personopplysninger til tredjeland (GDPR kapittel V).

• Avklar hvilke systemer og hvilke personopplysninger den ansatte vil få tilgang til fra utlandet (dataminimering).
• Sørg for at IT/Sikkerhet har bekreftet sikkerhetskrav (MFA, kryptering, tilgangsstyring/evt. landblokkering) før godkjenning.
• Personvern/juridisk dokumenterer overføringsgrunnlag ved tredjeland og arkiverer vurderingen sammen med avtalen.

Skatt: når kan landet kreve skatt?

Det finnes flere situasjoner hvor landet den ansatte jobber fra kan mene at lønnen skal beskattes der (helt eller delvis). Det avhenger blant annet av varighet, skatteregler i landet og skatteavtaler.

Skattekrav kan oppstå hvis oppholdet blir langt, hvis vertslandet mener den ansatte reelt jobber “for dem”, eller hvis aktiviteten gir selskapet en tydelig tilstedeværelse i landet. Derfor bør dette vurderes før oppstart – ikke etterpå.

Jeg anbefaler alltid å vurdere dette tidlig – før man bare “starter opp”.

Rapportering: hva arbeidsgiver gjøre?

Mange blir overrasket over at norske arbeidsgivere fortsatt har plikter selv om jobben skjer i utlandet. Skatteetaten er tydelig på at norske arbeidsgivere med ansatte i utlandet også skal levere a-melding, og at opplysningsplikt gjelder.

I praksis handler dette ofte om at lønna må merkes/rapporteres riktig (blant annet med landkode), så dere ikke sitter med rot ved årsslutt.

Hvilket lands trygderegler gjelder?

Når ansatte jobber i et annet land, må selskapet avklare hvilket lands trygderegler som gjelder – og hvor trygdeavgiften skal betales.

• I EU/EØS er A1-attest et sentralt dokument som bekrefter dette. NAV forklarer at A1 viser hvilket lands trygderegler som gjelder, og at trygdeavgift kun skal betales til dette landet.
• Skatteetaten omtaler også A1 som dokumentasjon på medlemskap – eller unntak fra medlemskap – i folketrygden.
• Har dere ansatte som jobber fra et EU/EØS-land, bør A1 vurderes tidlig i prosessen. Enkelte land kan kreve at A1 er på plass før arbeidet starter.

Hva bør HR og lønn ha kontroll på?

• Start med å få på plass en enkel og tydelig avtale – helst skriftlig. Det viktigste er å unngå gråsoner som gjør at en uformell “ja, kjør på” plutselig blir en fast ordning uten kontroll.
• Avklar derfor hvor den ansatte faktisk skal jobbe fra (land og adresse), hvilken periode det gjelder (dato fra–til), forventet arbeidstid og tilgjengelighet, og hvem som dekker eventuelle kostnader som reise, utstyr eller andre utlegg.
• Neste steg er å kartlegge skatte- og trygderisiko. Dette er et område mange bedrifter undervurderer, og det kan bli dyrt å oppdage for sent. Still dere noen kontrollspørsmål tidlig: Kan dette utløse plikter i utlandet? Må dere dokumentere trygdetilhørighet – for eksempel gjennom A1 i EU/EØS? Og er dette ment som en engangsordning, eller kan det utvikle seg til noe som blir “standard”?
• I tillegg kommer dette med GDPR-sjekk ved arbeid utenfor EU/EØS som omtalt ovenfor.
• Til slutt bør dere ha en enkel rutine for riktig rapportering i lønnssystemet. Det trenger ikke bli komplisert, men det må bli riktig. Altinn peker på at lønn opptjent mens arbeidstakeren er i utlandet skal innrapporteres som lønn opptjent i utlandet, med riktig landkode. Skatteetaten har også egne veiledninger for norske arbeidsgivere med utenlandsforhold og opplysningsplikt i a-meldingen. Den vanligste feilen er at dette ikke fanges opp før lenge etterpå – og da må man rydde bakover i tid, noe som både tar tid og skaper unødvendig risiko.

Jonas sin hurtigguide: 6 typiske fallgruver

1. Handler ofte om at det starter som “noen uker”, men ender som en fast ordning uten at skatt, trygd og rapportering er vurdert.
2. Mange glemmer også A1/trygd i EU/EØS, og plutselig kommer det krav fra feil land.
3. En annen klassiker er at lønn ikke blir rapportert med riktige opplysninger, som gjør at dere får en opprydningsjobb i etterkant.
4. I tillegg skjer det ofte at HR og lønn ikke får beskjed før arbeidet allerede er i gang, og da blir feil nesten uunngåelig.
5. En stadig vanligere fallgruve er at GDPR ikke vurderes når ansatte jobber utenfor EU/EØS. Det kan innebære ulovlig tredjelands­overføring hvis overføringsgrunnlag og sikkerhetstiltak ikke er på plass før oppstart.
6. Til slutt ser vi at bedrifter mangler en standard prosess – og da ender hver leder opp med å “løse det på sin måte”.

Jonas sitt beste råd er enkelt

Det er mye lettere å gjøre dette riktig før dere starter, enn å rydde etterpå. Når ansatte jobber fra utlandet, trenger dere ikke en stor og tung prosess – men dere trenger en fast prosess hvis dette blir noe dere tilbyr.