7 fallgruver du må unngå når du jobber med lønn
Det å jobbe med lønn er komplisert, spesielt i små og mellomstore bedrifter der ansvaret ofte hviler på en eller få personer. Det finnes mange fallgruver, og du må holde tungen rett i munn når det kommer til å overholde regelverket, utbetaling av lønn og andre goder. Vi ser på 7 fallgruver du må være ekstra oppmerksom på når du jobber med lønn.
#1. Feilaktige utbetalinger
Banalt kanskje, men utbetaling av riktig lønn er viktig både for bedriften og for den ansatte. Dobbel utbetaling eller utbetalinger til personer som ikke lenger er ansatt for eksempel kan bli kostbart både økonomisk og når det kommer til tillit fra medarbeiderne. Spesielt hvis det skjer gjentatte ganger.
Nøkkelen for å minimere denne typen feil, ligger blant annet i å etablere klare rutiner og gjennomføre regelmessige lønnsanalyser.
sier Ann Brännmark, Growth Director HR/Lønn i VIEW Group
2: Uregelmessige lønnsutbetalinger
Feil i lønnsberegningen, i bankprosesser eller feil i overføringen av lønninger til ansattes bankkontoer kan føre til forsinkelser eller uregelmessige utbetalinger. Riktig lønn til riktig tid er viktig å overholde, da uregelmessige lønnsutbetalinger kan føre til stress blant ansatte og gi inntrykk av ustabilitet i selskapet.
Feil #3: Feil behandling av informasjon
Når alt er digitalt, er sikkerhet knyttet til lønnsinformasjon mer relevant enn noen gang. Med økende risiko for identitetstyveri og hackerangrep blir det stadig viktigere å bruke sikre og krypterte systemer for datalagring og -overføring, samtidig som vi opprettholder strenge datasikkerhetspolitikker.
#4: Manglende kunnskap om lover og regler
Regelverket er kompleks, og i tillegg i stadig endring. Uten grundig kunnskap om ting som minstelønn, feriepenger, pensjon og overtidsbetaling, er det en risiko for at lønnen beregnes feil – både for mye og for lite.
Uten solid kompetanse om skattelovgivning er det også en risiko for at medarbeiderne betaler for mye eller for lite skatt. Dette kan føre til problemer med skattemyndighetene for den enkelte ansatte, men også til bøter for selskapet.
Det å jobbe med lønn er komplisert, spesielt i små og mellomstore bedrifter der ansvaret ofte hviler på en eller få personer. Det finnes mange fallgruver, og du må holde tungen rett i munn når det kommer til å overholde regelverket, utbetaling av lønn og andre goder. Vi ser på 7 fallgruver du må være ekstra oppmerksom på når du jobber med lønn.
#1: Feilaktige utbetalinger
Banalt kanskje, men utbetaling av riktig lønn er viktig både for bedriften og for den ansatte. Dobbel utbetaling eller utbetalinger til personer som ikke lenger er ansatt for eksempel kan bli kostbart både økonomisk og når det kommer til tillit fra medarbeiderne. Spesielt hvis det skjer gjentatte ganger.
Nøkkelen for å minimere denne typen feil, ligger blant annet i å etablere klare rutiner og gjennomføre regelmessige lønnsanalyser. sier Ann Brännmark, Growth Director HR/Lønn i VIEW Group.
2: Uregelmessige lønnsutbetalinger
Feil i lønnsberegningen, i bankprosesser eller feil i overføringen av lønninger til ansattes bankkontoer kan føre til forsinkelser eller uregelmessige utbetalinger. Riktig lønn til riktig tid er viktig å overholde, da uregelmessige lønnsutbetalinger kan føre til stress blant ansatte og gi inntrykk av ustabilitet i selskapet.
Feil #3: Feil behandling av informasjon
Når alt er digitalt, er sikkerhet knyttet til lønnsinformasjon mer relevant enn noen gang. Med økende risiko for identitetstyveri og hackerangrep blir det stadig viktigere å bruke sikre og krypterte systemer for datalagring og -overføring, samtidig som vi opprettholder strenge datasikkerhetspolitikker.
#4: Manglende kunnskap om lover og regler
Regelverket er kompleks, og i tillegg i stadig endring. Uten grundig kunnskap om ting som minstelønn, feriepenger, pensjon og overtidsbetaling, er det en risiko for at lønnen beregnes feil – både for mye og for lite.
Uten solid kompetanse om skattelovgivning er det også en risiko for at medarbeiderne betaler for mye eller for lite skatt. Dette kan føre til problemer med skattemyndighetene for den enkelte ansatte, men også til bøter for selskapet.
#5: Utnytter ikke lønnssystemet fullt ut
En tommelfingerregel bør være at jo mer manuelt arbeidet du gjør, desto større er risikoen for feil og mangler som skyldes menneskelig faktor.
En vanlig feil jeg ser når jeg er ute og møter kunder, er at man ikke bruker lønnssystemenes funksjoner fullt ut. Dette fører ofte til mye manuelt arbeid for å f.eks. rekonstruere rapporter som gir tilgang til nyttig informasjon man trenger. Det er lurt å tilpasse rutinene sine til systemet, og ta del i automatikken som ligger der,
sier Festim Bajrami, autorisert lønnskonsulent hos VIEW Group.
#6: Unnlater å følge tariffavtaler
En tariffavtale er en avtale mellom en fagforening/forbund og en arbeidsgiver eller arbeidsgiverforening. Den regulerer blant annet arbeids- og lønnsvilkår og andre arbeidsforhold.
Mange arbeidsplasser har slike tariffavtaler som inneholder spesifikke regler om lønn, arbeidstider, ferie, sykepenger osv. Hvis disse ikke følges, kan det få alvorlige konsekvenser, inkludert streik og rettslige tvister. Tvister og brudd på tariffavtaler som ikke blir løst av partene, kan også havne i Arbeidsretten.
#7: Feilaktig håndtering av sykepenger
Feil i utbetaling av sykepenger kan skyldes misforståelser rundt når personen ble syk, mangel på oppfølging, ufullstendig dokumentasjon og mangel på kunnskap rundt regelverket.
Oppsummert, er riktig håndtering av lønn en kompleks og viktig oppgave, og du må ha kontroll på regelverket og gode interne rutiner.
Sørg for at bedritens rutiner er dokumentert og får god støtte fra lønnssystemet. Du bør også regne med at det må investeres i både tid og ressurser for at de som jobber med lønn holder seg oppdatert på endringer i lover og regler. I dag finnes det også støtte i systemene for dette, og andre digitale verktøy som hjelper deg med å holde deg oppdatert.
Anbefalinger på andre artikler:
Sitter du med et udatert økonomisystem?
Vi hjelper deg med neste kapittel