Så enkelt (eller vanskelig?) er det å bytte lønnssystem

Enten du sitter på et lønnssystem som skal avvikles eller har et system du ser ikke er oppdatert på dagens automatikk, bør ikke frykten for å bytte stoppe deg fra å få en bedre arbeidshverdag.

Vi opplever at mange kvier seg for å bytte lønnssystem fordi de er engstelige for at prosessen skal være tidkrevende, komplisert og kanskje utgjøre en risiko for at data kan gå tapt. En erfaren leverandør vil gjøre dette ganske så enkelt for deg, sånn at du raskt kan oppnå alle fordelene du gleder deg til. Vi har samlet noen punkter som vi mener bidrar til et suksessfullt bytte av lønnssystem.

Hvilket tidspunkt bør du bytte lønnssystem?

Vi finner få grunner for at det er bedre å bytte lønnssystem ved et nytt år eller en ny termin. Det viktigste er ikke tidspunkt på året, men at timing i din egen bedrift er god. Tid og tålmodighet er essensielt når noe nytt skal innføres, både med tanke på optimalisering av prosessene og opplæring av ansatte i systemet.

Hvem gjør hva?

Din viktigste oppgave i prosessen med å bytte lønnssystem, er å sørge for å ha oppdaterte lønnsdata. Du kjenner dine ansatte best, og må passe på at overføringen av informasjon fra et system til et annet baseres på et riktig datagrunnlag. Masterdata plukkes fra gammelt system og feil og mangler skaper merarbeid dersom dette må justeres mye i ettertid.

Vi lar kundene våre velge selv om de selv vil eksportere ut data i et definert format, eller om de vil at vi skal gjøre dette. Her er det ingen fasit for suksess, annet enn å ha tunga rettui munnen og kunnskap om lønnsfaget.

Selve importen av dine lønnsdata bør gjøres av leverandøren. Det er i allefall sånn vi gjør det. Det er vår oppgave å sørge for at datagrunnlaget overføres trygt og complaint inn i nytt system. Vi tilpasser lønnsartkoblinger og andre tilpasninger din bedrift har.

Mange av våre kunder har også andre fagsystemer, som for eksempel timeføringssystemer eller verktøy for ressursplanlegging. God kommunikasjon mellom disse og lønnssystemet vil gjøre arbeidshverdagen mer effektiv, derfor er dette noe vi anbefaler å sette opp og hjelper til med fra start til slutt.

I tillegg bør leverandøren din sette opp nødvendige integrasjoner med myndighetene, som for eksempel NAV og Altinn. Dette gjelder blant annet for skattekort, A-melding, fraværskjemaer og inntektsmelding. Målet er alltid å redusere manuelt arbeid og feilkilder, derfor er det lurt å bruke litt tid i starten på å få en god dataflyt og informasjonsdeling på plass. I tillegg vil din egen rapportering i ettertid bli bedre dersom du samler mest mulig informasjon på et sted.

Du går live, hva nå?

Dette er ikke slutten på prosjektet, men egentlig en ny fase. Det er normalt å møte på utfordringer etter systemet er konfigurering, og derfor er det viktig å ha en leverandør som kan støtte deg og ta tak i utfordringer løpende.

Det er normalt å bruke litt tid før man er 100% operativ i det nye systemet, og kan se alle fordelene man har gledet seg til. Profesjonelle leverandører slipper deg ikke, men følger deg opp til jubelen står i taket.

Selv om vi ikke har gått teknisk i dybden her, så håper vi at dersom du har hatt betenkeligheter eller utsatt det å bytte lønnssystem ser mer positivt på denne reisen nå. Vi har for så vidt tatt utgangspunkt i hvordan vi selv hjelper våre kunder, og kan selvfølgelig ikke garantere for en smud prosess på generell basis.

Men en ting er sikkert, ikke utsett fordelene lengre med å bytte lønnssystem. Vi ønsker deg masse lykke til!

PS: Et nytt lønnssystem løser ikke alt

Du kommer et godt stykke på vei med et effektivt lønnssystem, men det er langt fra alle oppgaver som kan automatiseres. For de av dere som kjenner lønnsfaget vet at det krever investering tid og kunnskap for å holde seg oppdatert på et regelverk i stadig endring.

Derfor har vi lansert en lønnstjeneste som står til tjeneste for de bedriftene som har andre ting de vil bruke tiden sin på. Da vet du også det, dersom du er en av dem. Er du nysgjerrig, kan du se våre priser her og få ditt tilbud her.

Les også: Hva koster det å outsource lønn