Hei Chief Fantastic Officer!
Dette er CFO Drip: AI – teknologi
Hvem passer AI for?
I utgangspunktet kan vi si at det passer for alle, men det kommer litt an på hva du ønsker å løse ved å ta i bruk AI i regnskapet.
Ønsker du å være med effektiv? Har du et stort volum av transaksjoner? Bruke ansatte mye tid på manuelt arbeid og avvikshåndtering i bilagsprosessen? Skulle du hatt bedre innsikt i driften? Bruker dere mye tid på å lete etter informasjon og detaljer rundt kostnader og lønnsomhet?
Dette er eksempler på ting som AI kan løse på en meget effektiv måte.
Å ta i bruk AI vil være mest lønnsom når du er har visst volum teknologien kan jobbe med. Da blir resultatet bedre og selskapet får fullt utbytte.
Vi har implementert AI hos kunder både med noen hundre bilag til flere ti-tusen bilag – med stor suksess. Det viktigste er å ha en datamengde som matcher kompleksiteten. Har selskapet flere dimensjoner og mer spesifisert kontoplan, må man nødvendigvis ha flere fakturaer for at systemet skal lære. Den største effekten ar vi sett i gjennomsnitt på selskap med 3000 bilag og oppover i året.
Hvordan komme i gang?
Du trenger ikke være dataingeniør eller statistiker for å ta i bruk AI-teknologi, da modeller og algoritmer er tilgjengeliggjort i enkle brukergrensesnitt. Men, det krever imidlertid investering i tid for å få mest mulig utbytte av plattformen.
Det første vi gjør når vi hjelper våre kunder i gang, er å implementere teknologien på toppen selskapets ERP-system slik at systemene snakker sammen. AI-systemet må kunne lese historikk og hente masterdata, og ERP systemet må kunne motta informasjon tilbake. Vi hjelper gjerne kundene våre med en analyse av datakvalitet og behov ved overgang til et AI-basert system.
Når dette er på plass så kjøres en treningsperiode på ca. et par uker. I denne prosessen trenes AI modeller opp på bakgrunn av historikken i ERP systemet. Etter treningsperioden så starter vi å bruke AI på faktiske fakturaer, ehf og pdf. Vi ser ofte at det er av den faktiske bruken modellene utvikler seg raskest.
Det er viktig å sette av tid og være nøye i starten for ikke å «skitne til» dataen vi gir til modellene. Vi må sørge for at det AI eksporterer er riktig, og deretter vil teknologien lære av sammenhenger mellom leverandører, merking, produkter etc.
Fordi den innlærte kunnskapen ikke glemmes, går det overraskende fort til man ser gevinst og automasjon stegvis i prosessene.
Treffsikkerheten til modellene øker ved faktisk bruk, og automatiseringen skjer når treffsikkerheten er god nok. Derfor er det ikke noe fare for en AI som løper løpsk om dersom selskapet er nøye under oppstarten.
Hvorfor begynne nå?
AI – løsninger er i sterk vekst i dag, og det kommer stadig nye bruksområder som kan knyttes direkte til det å drive lønnsom forretning.
Men, AI– og maskinlæring er teknologier som må trenes og derfor trenger algoritmen tid på å lære ditt selskap å kjenne. Kompetansen og læringen er kunnskap som ikke forsvinner, men lagres. Det betyr at de som starter tidlig vil få et naturlig forsprang, og verdifull erfaring for nye bruksområder.
Som allerede bruker får ofte selskaper også tilgang til nye piloter på nyheter fra leverandøren. Utviklingen går fort, så sjansen for at nye features lanseres løpende er stor.
Jo mer datagrunnlag AI – teknologien trenes på, jo mer tilgang får du på egen data for analyse og bedre beslutningsgrunnlag. Som også kan brukes som sammenligningsgrunnlag etter hvert.
For å kunne dra nytte av morgendagens muligheter er man nødt til å starte datasamling og trening av modeller i dag!
Bruksområder for AI:
AI og bilagsprosessen
Hovedgevinstene med å ta i bruk AI i dag være det å spare mye tid på det som i dag er typiske manuelle handlinger, som for eksempel bilagshåndteringen.
Selskap med store volum vil naturlig nok ha størst gevinst av å ta i bruk AI, men vi ser store besparelser på selskap av alle størrelser, og med forskjellig grad av kompleksitet.
AI leser hver eneste varelinje, og får med seg så mye mer informasjon enn vi mennesker klarer. Teknologien vil sette sammen denne informasjonen og tolke den. AI har definerte terskelverdier som gjør at fakturaene ikke sendes videre med mindre treffsikkerheten er meget høy.
De ansatte vil oppleve å jobbe på en litt annen måte enn man tradisjonelt har gjort, fordi du jobber mer med kontroll av avvik enn punching. Dette gjør at de ansatte sparer tid allerede før automatiseringen settes på.
AI vs. regelstyring
Det er stor forskjell på AI og bruk av regelstyring. Begge metoder har styrker og svakheter, men vi ser generelt høyere automasjonsgrad og mindre feil ved bruk av AI enn med tradisjonell regelstyring.
Reglene som normalt kan defineres i enkle “hvis/dersom X – sett Y” uttrykk læres raskt av AI, og her vil AI overgå regelstyring i de fleste tilfeller, og gjøre dette med større trygghet. Regelstyring vil derimot kunne gi resultater raskere og fra dag én, men taket er lavere og faren for feil er større.
I tillegg til spart tid får bedriften en kompetanse som ikke forsvinner og en større fleksibilitet i hverdagen som lagres i AI sine algoritmer. Fordi alt gjøres på samme måte, vil det bli mindre sårbarhet i avdelingen med tanke på sykdom og ferieavvikling og det er enklere for andre og hoppe inn i oppgaver. Oppgavene blir mindre personavhengige, og vi ser mindre variasjoner mellom metodikk og personlige preferanser i kontering.
AI og analysearbeid
Gjennom å bruke AI i bilagsprosessen vil det samles masse data om hva som kjøpes, priser, leverandører etc. All informasjonen AI`en leser kan etterpå brukes til analysearbeid.
Data samlet og behandlet ved bruk av AI kan alene eller sammen med data fra tredjepartsløsninger enkelt gi innsikt man tidligere ikke har hatt tilgjengelig. Her er mulighetene neste uendelige og avhenger av hva hvert enkelt selskap ønsker og trenger.
Eksempler på analyseområder:
- Kostnadsanalyser – hva bruker vi penger på?
- Betalingsevne frem i tid – hvilke kostnader kommer?
- Hvilke lisenser holder på å gå ut etc.
- Benchmarking og sammenligning av datagrunnlag
- Prediktiv analyse for bedre beslutninger om f.eks. produksjon og strategi
- Innsikt i forfallsdatoer og betalingsbetingelser for aktiv likviditetsstyring
- Forebygging av svindel ved å redusere fishing
- Beregne karbonrapporter
- Brukes i bærekraftrapporteringen til selskapet
- Kartlegging av avtaler, for forhandling av bedre betingelser
5 gevinster med AI
1. Spare tid
Tid er penger, og det er mye å vinne på å jobbe mer effektivt. I dag utfører mange økonomiavdelinger fremdeles manuelle oppgaver som datainntasting, fakturahåndtering og rapportgenerering, som er mer eller mindre rutinemessige. Ved å automatisere slike tidskrevende oppgaver kan økonomiavdelingen frigjøre tid til å fokusere på mer utviklende og verdiskapende arbeid, som å analysere data og utarbeide grunnlag for strategiske forretningsbeslutninger.
Med AI kan man også fremskynde prosessen med å identifisere feil og avvik, eller redusere dem til et minimum. AI-teknologien overvåker og analyserer store mengder data i sanntid, og uregelmessigheter kan oppdages og håndteres mye raskere enn det som ville vært mulig for en menneskelig kollega.
2. Forbedre kvaliteten
En annen stor fordel med å la AI bearbeide og strukturere data, er at kvaliteten på informasjonen du får øker. AI kan håndtere store mengder data raskt og nøyaktig. På den måten kan økonomiavdelingen alltid levere korrekte, oppdaterte og relevante tall om selskapets økonomiske status og utvikling.
3. Håndtere sikkerhetsrisiko
AI kan også være et viktig verktøy for å håndtere risiko og øke sikkerheten. Ved å kunne identifisere og varsle om avvik og mistenkelig aktivitet, kan AI hjelpe økonomiavdelingen med å forhindre bedrageriforsøk, cyberangrep og kredittrisiko.
Maskiner leser og tolker informasjon på en faktura på en annen måte enn et menneske, og vil være i stand til å fange opp falske faktura og svindelforsøk på et annet nivå enn et menneske gjør.
4. Forenkle compliance
Regelverkene blir stadig mer komplekse, og det er en utfordring for mange bedrifter å holde seg oppdatert. AI-systemer kan programmeres til å følge og oppdatere regler automatisk, noe som reduserer risikoen for brudd på reglene og potensielle konsekvenser dette kan medføre.
Ved å automatisere prosesser som innebærer etterlevelse av lover og regler, sikrer du at de gjennomføres konsekvent og grundig, uten individavhengighet, samtidig som du sparer tid og ressurser.
5. Få bedre analyse- og beslutningsmuligheter
Til slutt, men ikke minst, gir AI økonomiavdelingen kraftige verktøy for analyse og innsikt. Dette gir økonomiavdelingen dypere innsikt i selskapets økonomi, og bedre støtte for å levere avanserte prognoser og beslutningsgrunnlag til virksomheten.
Innsiktene som AI bidrar med kan være uvurderlige for å forutsi trender, optimalisere budsjetter og planlegge for fremtidig vekst.
Det er viktig å huske at AI ikke erstatter menneskelig arbeid, men heller kompletterer det. Når AI håndterer hele eller deler av den repeterende og tidskrevende delen av arbeidet, kan ansatte fokusere på mer strategiske og verdiskapende oppgaver.
Det menneskelige aspektet blir ikke mindre viktig, det er utrolig viktig å ha kompetent personell som kan tolke og bruke dataene og innsiktene som AI genererer.
Hva koster det?
Kostnad er variabel med størrelse når vi snakker bilagsføring, men generelt ser vi at kostnaden ved bruk av AI er verdt det i frigjort tid til annen verdiskaping.
En typisk implementering av AI i bilagsprosessen vil være priset per transaksjon. Da vil også informasjonen som prosesseres være tilgjengelig for analyse videre.
Dersom egne analysemodeller skal settes opp utover disse transaksjonene, er dette ofte egne prosjekter. Her er mulighetene store og data kan hentes fra andre kilder enn ERP-systemet.
Helt til slutt
Det er viktig å huske at AI ikke erstatter menneskelig arbeid, men heller kompletterer det. Når AI håndterer hele eller deler av den repeterende og tidskrevende delen av arbeidet, kan ansatte fokusere på mer strategiske og verdiskapende oppgaver. Det menneskelige aspektet blir ikke mindre viktig, det er utrolig viktig å ha kompetent personell som kan tolke og bruke dataene og innsiktene som AI genererer.
For å dra full nytte av AI må selskapet eller økonomiavdelingen investere i opplæring for sine ansatte. Det er også viktig med en tydelig strategi for hvordan AI skal brukes og integreres i resten av organisasjonen. På denne måten legger man et solid grunnlag for å forbedre dagens situasjon, og skape gode forutsetninger for fremtidig vekst og innovasjon.
Ved å tilpasse og integrere AI i prosessene allerede nå, kan dere være klare til å møte utfordringer, utnytte muligheter og bli mer effektive og innsiktsdrevet.
Nysgjerrig på AI?
Ble du nysgjerrig på hvordan AI kan hjelp din bedrift?
Vi tar gjerne en uforpliktende prat der vi viser deg våre løsninger, og ser på hvordan lignende selskaper som ditt har hatt suksess med teknologien.
Eirik er en av våre AI eksperter, som er utdannet økonom og har stor interesse for teknologi- spesielt kunstig intelligens.
Ta direkte kontakt med Eirik her eller fyll ut kontaktskjemaet under.
Gikk du glipp av de tidligere nyhetsbrevene i CFO Drip?
Kontakt oss her for en uforpliktende prat