4 råd til deg som driver en vekstbedrift- fra en regnskapsfører

Vekst er spennende, og ofte et mål i seg selv for bedrifter med høye ambisjoner. Men, med vekst kommer også utfordringer og nye problemstillinger, og da er det lurt å være så forberedt en kan for å få oversikt over mulighetene som finnes. Kompetanse og innsikt i bedriftens økonomi er essensielt for lønnsom forretningsdrift og kan være avgjørende for videre suksess.

I VIEW er vi så heldige å jobbe med mange selskaper i vekst og utvikling. Vi håper vår erfaring kan komme flere til gode, og derfor deler våre erfarne regnskapsførere noen konkrete råd til vekstbedrifter om regnskap og økonomistyring.

1. Likviditet: kontroll og forbedringer 

Vekst koster, og det kan være en kapitalintensiv øvelse for både bedriften og eierne. Penger må settes i arbeid i dag for å generere inntekter i morgen. Selskap i vekst trenger likviditet, enten det er fra egen kasse eller fra eksterne. Da er det viktig å kunne frigjøre kapital gjennom smartere økonomistyring og bedre likviditet (som igjen kan tiltrekke flere investorer).

Manglende kontroll på likviditeten er faktisk den aller vanligste årsaken til at bedriften går under. Derfor er det meget fornuftig å være klar over hvilke tiltak og rutiner som kan innføres, for å sikre kontroll og oversikt. På denne måten er du bedre rustet til å tidlig kunne avdekke faktorer som kan føre til ineffektiv pengestrøm og dermed true selskapets fremtid.

Under finner du flere ting du kan gjøre som direkte kan påvirke bedriftens likviditet på en positiv måte. 

• Få en grundig forståelse av dagens likviditetsstrømmer
• Lag et likviditetsbudsjett og legge det inn i økonomisystemet ditt. Følg utviklingen tett ved hjelp av budsjettet og kortere prognoser
• Mange økonomissystemer har gode, ferdige maler for dette, men et likviditetsbudsjett bør inneholde oversikt over løpende inntekter og kostnader, periodiske utgiftsposter slik som mva og feriepenger og forventede innbetalinger
• Sørg for gode faktureringsrutiner. Kan du redusere betalingstiden til 7 eller 14 dager for dine kunder? Kan du dele opp store fakturaer fremfor å utsette fristen?
• Ha kortere kredittid på kunder enn den kredittiden du har hos leverandørene dine
• Bruk effektive løsninger for at bilag enkelt kommer inn i systemet, slik at regnskapet ditt holdes løpende oppdatert. Som for eksempel ved EHF og innsending av bilde/mail fra telefonen.
• Har du et lager? Se på muligheten for å optimalisere rutiner for lager og innkjøp
• Kan det være fornuftig å heller lease enn å eie utstyr i en vekstfase?
• Har du behov for fleksibel kapital? Kan det lønne seg å ha fakturakjøp eller kreditt tilgjengelig?
• Kan du forbedre din forretningsplan for å tiltrekke ny kapital fra investorer eller banken?

Dette er noen tiltak som kan forbedre bedriftens likviditet. Skal du lykkes med likviditetsarbeidet må du kunne bruke regnskapet aktivt og ha effektive systemer for å forstå selskaps cashflow og driverne bak.

Les også: Flere god tips for bedre likviditet

2. Regnskapsanalyser: kalkulert risiko 

Apropos det å bruke regnskapet aktivt. Graver du godt her kan du finne gull! Vi i regnskapsbransjen kaller det vel egentlig ikke for gull, men for regnskapsanalyser.

Disse regnskapsanalysene kan gi deg gode svar på komplekse spørsmål rundt bedriftens posisjon i markedet og muligheter fremover. Det er ikke alle spørsmål du finner svarene på i ferdige rapporter fra regnskapet. Men ved å bruke regnskapet som utgangspunkt i kombinasjon med andre nyttige data, får du et virkemiddel for å potensielt oppnå et konkurransefortrinn i markedet. I alle fall være godt rustet når viktige avgjørelser skal tas.

Det kan for eksempel handle om vekst i nye markeder eller nye forretningsområder. Nye initiativ er ofte forbundet med en viss risiko. I stedet for å basere avgjørelser på gjetning eller ønsketenking, kan du gjøre analyser som gir deg bedre grunnlag for å vurdere muligheter og avdekke fallgruver.

I en uforutsigbare og ukjente situasjoner som vekstbedrifter ofte står i, er det hakket mer trygt å kunne ha en diskusjon rundt en kalkulert risiko. Du vil kanskje vite når du kan forvente fortjeneste, eller ønsker å måle lønnsomhet på produkter og tjenester.

Hvilke varer og tjenester tjener du mest penger på og hvor stort er bedriftens potensielle resultat? Det kan også være nyttig å få en oversikt over hvordan kostnadene er fordelt? Er det grep du bør gjøre nå? Hvordan ligger du an i forhold til konkurrentene dine? Har du riktig markedspris?

Mange av disse spørsmålene krever en dyp kompetanse for å få frem gode svar. Finn kunnskapen og tiden til å gjøre regnskapsanalysene som hjelper deg ta gode beslutninger. Ved å gjøre kontinuerlige analyser vil du også se utvikling og sammenhenger over tid. Jo mer du vet, jo bedre og veloverveide avgjørelser kan du ta på vegne av bedriften.

3. Fleksibilitet: evne til omstilling og trygghet 

Når ting er usikkert, er fleksibilitet viktig. Dersom du sitter med ambisjoner om vekst eller tanker om å utforske nye markeder, trenger du å ha muligheten til omstilling, utvidelse eller skalere ned etter behov.

Som vekstbedrift bør du ha minst mulig begrensinger for fremtiden, men snarere kunne legge til rette for en høy endringstakt eller nye initiativ. Enten det dreier seg om systemer du bruker eller tjenester du kjøper, bør du sørge for å ha stor fleksibilitet både i omfang og prismodell.

Bedrifter som vokser vil ofte oppleve at kompleksiteten i regnskapet øker, oppgavene blir flere og de blir annerledes. I tillegg til at spørsmål rundt økonomistyring kan bli viktigere å finne svarene på. Da er det nyttig å både ha et fleksibelt økonomisystem og tilgang til bred og relevant økonomikompetanse.

3. 1 Fleksibel økonomikompetanse 

Vi møter ofte selskaper i vekst som må prioritere kompetanse på kjernevirksomheten inhouse, fremfor flere fagfelt. Det betyr at de ofte ikke har dedikerte ressurser på for eksempel økonomi og regnskap. Resultatet blir ofte at dette blir venstrehåndsarbeid for ledelsen, og at bedriften ikke får spilt ut potensiale fullt ut.

Det er nettopp i en tid hvor ting er usikkert og nytt, at du trenger den fleksibiliteten ved å kunne kjøpe tjenester etter behov. Outsourcing av regnskap og lønn vil kunne bidra til å at du kan opprettholde en slank organisasjon, som lettere kan skalere i takt med veksten din. Du ønsker effektive prosesser som tåler vekst, og som kan bære vekst uten å måtte kaste på flere folk for å løse et økende antall med løpende oppgaver.

Dersom du har outsourcet regnskap og lønn har du mulighet til å raskt skalere opp ressurser og få inn nødvendig kompetanse. Dermed får du forutsigbarhet og kostnadseffektiv tjeneste, i tillegg til at du kan holde fokus på verdiskapning og utvikling av bedriften.

I mange tilfeller er det nok å ha en dyktig og erfaren regnskapsfører som også kan fungere som en utvidet del av økonomikompetansen i ledelsen. Det kan handle om å levere løpende relevant rapportering etter behov og være støttespiller i økonomiske spørsmål.

Det kanskje aller viktigste her, er at en regnskapsleverandør av en viss størrelse vil kunne bidra inn med bred kompetanse og erfaring fra lignede kunder. Dette perspektivet er unikt og kan ikke oppnås ene alene med en persons kunnskap.

3. 2 Fleksibelt økonomisystem 

Økonomisystemet bør være en viktig hub i din bedrift. Oppgaver bør kunne håndteres effektivt og nyttig informasjon bør være lett tilgjengelig. Systemet bør ikke begrense deg, men snarere hjelpe bedriften med å håndtere veksten.

Dette kjennetegner et fleksibelt økonomisystem:

• Tilgjengelig overalt – på alle enheter
• Skalerer i takt med bedriftens behov enten det gjelder antall brukere, roller, prosjekter eller kunder
• Integrert med nettbank for effektiv betaling og oppdatert saldo
• Effektive prosesser for rapportering til myndighetene
• Ferdige rapporter for god oversikt
• Tilrettelegger for datafangst fra andre systemer- for en enda rikere rapportering
• Maler for budsjett og likviditetsprognoser
• Gode integrasjoner med andre fagsystem (timeføring, lønn, ordresystemer osv.)

Denne listen er ikke uttømmende, men peker på fordeler som gir deg stor grad av fleksibilitet når bedriften skal utvikles. På denne måten sitter du også med et system du kan være trygg på at du kan ha i lang tid fremover, og vil spare deg for unødvendige kostander ved et eventuelt bytte på kort sikt.

Les også: Dette bør du tenke på ved bytte av økonomisystem

 4. Involver oss, vi har gode råd 

Rett og slett. Vi vil gjerne hjelpe!

Regnskapsførerutdannelsen inneholder så mye mer enn bare balanseregnskap og mva. Veldig mange tar denne utdannelsen fordi de har interesse for og ønsker å bryne seg på problemstillinger innenfor økonomistyring. Og det å kunne regnskapsdelen er elementært i denne læren. Har du i tillegg en regnskapsfører som jobber i et teknologidrevet selskap, vil du også få en person som har mer tid til å diskutere forretningsdrift, fremfor bilag og frister. Dette må du bruke for alt det er verdt!

Vi vet jo at hverdagen kan være hektisk og ukene glir fort forbi. Derfor vil vi anbefale at du i tillegg til de faste møtepunktene med regnskapsfører i løpet av et år, ikke nøler med å stille spørsmål underveis eller involverer personen i bedriftens daglige drift.

Hvis du vil få fullt utbytte av den kompetansen og innsikten leverandøren din har, så ta for eksempel med regnskapsføreren din i møter med leverandører, investorer eller lytt til deres innspill før oppkjøp eller andre strategiske beslutninger.

Uansett hvilke utfordringer eller spørsmål du ønsker gode svar på, så er det helt sikkert at jo bedre dere lærer hverandre å kjenne, desto lettere går dialogen og jo mer verdifull blir den. Da vil du i større grad oppleve å ha en regnskapsfører som kan være med på å forbedre din evne til å ta beslutninger basert på sin erfaring og kunnskap. Og spesielt i en vekstfase der ting går fort og beslutninger tas kjapt, er det nyttig å ha etablert denne relasjonen i en tidlig fase.

Dersom din regnskapsfører skal kunne komme med innspill og være proaktive ovenfor deg og selskapet, må de kjenne til forretningen og få muligheten til å sette seg inn i utfordringer. Ikke gå glipp av muligheten til å ta del i erfaringer fra andre kunders suksess gjennom din regnskapsfører.

Les også: Hvordan samarbeide effektivt med regnskapsfører