Når lønner det seg å outsource regnskapet?
Innholdsfortegnelse
Outsource regnskapet lønner seg når kompetansegapet, kostnadene eller risikoen ved å gjøre det internt er høyere enn prisen på en ekstern partner. For de fleste mellomstore selskaper er svaret en hybridmodell, ikke et enten/eller.
3 situasjoner hvor outsourcing lønner seg
1. Selskapet vokser raskere enn regnskapsfunksjonen
Når dere går fra 20 til 80 ansatte på to år, blir lønnskjøring og bilagsføring fort en flaskehals. En intern regnskapsmedarbeider koster typisk 750 000–900 000 kroner per år inkludert sosiale kostnader. Outsourcing skalerer per ansatt eller per bilag, og dere unngår rekrutteringssyklusen hver gang volumet endrer seg.
2. Kompetansegapet er bredere enn én person kan dekke
Skatt, mva, OTP, A-melding, lønnsavtaler, internasjonale ansatte, IFRS. Nye markeder eller nye forretningsområder?
Ingen enkeltansatt holder seg oppdatert på alt. Et regnskapsbyrå har spesialister på hvert område. I en intern løsning betaler dere for sårbarheten når den ene som kan lønn er syk eller slutter.
3. Regnskapet er administrasjon, ikke styringsverktøy
Hvis økonomifunksjonen primært produserer rapporter som leses én gang i måneden, kjøper dere et produkt — ikke en kompetanse. Da konkurrerer interne lønnskostnader direkte mot byråets stykkpris, og taper som regel.
Den skjulte kostnaden ved intern regnskapsfunksjon
De fleste ledergrupper sammenligner lønnskostnaden til en intern medarbeider med stykkprisen til et byrå, og stopper der. Den faktiske totalkostnaden er høyere:
- Sosiale kostnader (omtrent 30 %): pensjon, arbeidsgiveravgift, forsikring
- Sykdom og turnover: rekruttering koster typisk tre til seks månedslønner
- Programvarelisenser: regnskaps-, lønns- og rapporteringssystemer
- Faglig oppdatering: kurs og sertifiseringer, 10 000–25 000 kroner per år per person
- Sårbarhet ved fravær: hva koster det at lønn ikke kjøres til riktig tid, eller at mva-fristen ryker?
Den reelle totalkostnaden for en intern regnskapsmedarbeider ligger oftest mellom 850 000 og 1 100 000 kroner per år.
Slik velger du en outsourcing-partner som leverer
Forskjellen mellom et regnskapsbyrå som blir en flaskehals og ett som blir en styringspartner ligger ikke i prisen, men i hvordan samarbeidet er strukturert fra dag én. Krev svar på fire ting før dere signerer:
1. Hvordan håndteres integrasjonene mellom systemene våre? En erfaren partner kobler ERP, lønnssystem og rapporteringsverktøy uten at data må flyttes manuelt. Be om en konkret integrasjonsplan, ikke en lovnad.
2. Hvordan ser overgangsperioden ut? En realistisk overgang tar tre til seks måneder. En god partner har strukturert onboarding hvor dere vet hva som leveres når, med klar dokumentasjon og overlapp som minimerer dobbeltarbeid.
3. Hvor raskt får vi svar, og hvem snakker vi med? Krev dedikert kontaktperson med beslutningsmyndighet, ikke en e-postadresse. Da unngår dere beslutningstreghet før den oppstår.
4. Hvordan dokumenteres historikk og kontekst? «Hvorfor ble denne kontoen brukt slik for tre år siden?» skal aldri være et åpent spørsmål. En transparent partner bygger dokumentasjon dere eier og kan ta med videre.
Riktig partner og riktig modell fjerner disse risikoene før de oppstår. VIEW Group jobber etter denne strukturen med kundene våre — derfor blir overgangen forutsigbar, ikke risikabel.
En hybridmodell er et godt valg for mange
Den vanligste vinnermodellen for selskaper med 30–200 ansatte er en hybrid:
- Bilagsføring, lønnskjøring, mva og årsoppgjør outsources til byrå
- Controller eller CFO sitter internt og eier rapportering, styringsdata, prognoser og strategiske beslutninger, men får støtte fra ERP, teknologi og rådgivning levert fra partner
- Et regnskapsbyrå med flere tusen kunder sitter på solid erfaring og kompetanse som du bør dra nytt av
Resultatet er lav driftskostnad, høy operativ kontroll, og lavere personavhengighet. Forutsetningen er at byrået kan levere data i et format som lar den interne controlleren bygge styringsverktøy oppå.
Vil dere ha en faktisk gjennomgang?
Lurer du på hva som lønner seg for ditt selskap? Vi tar gjerne en uforpliktende prat der vi gjør en kort behovsanalyse, og kommer med et konkret tilbud til dere.
Ta kontakt med oss her, om du er nysgjerrig på hva vi kan tilby.
Innholdsfortegnelse
FAQ Outsource regnskap
Nei du mister ikke kontroll når du setter bort regnskapet. Kontrollen avhenger av hvilke rapporter, KPI-er og dashbord dere bygger — ikke av hvem som fører bilagene. Et selskap med svak intern styring beholder svak styring etter outsourcing. Med en god leverandør som er på, bør dere oppleve å få bedre kontroll.
Har du satt bort regnskapet hos en leverandør, bør du kunne sette bort lønn også. Lønn kan være enklere å løsrive fra driften og dermed enklere å få hjelp til.
Har du ikke det, så er svaret mener vi at det absolutt kan lønne seg å outsource lønn separat fra regnskap – særlig når lønn har blitt for komplekst, tidkrevende eller risikabelt å håndtere internt. Men løsningen bør være tett koblet mot regnskap og økonomirapportering, ellers mister man mye av verdien.
Et selskap bør vurdere å outsource regnskapet når totalkostnaden ved intern løsning overstiger 700 000 kroner per år, eller når dere er for små til å ha en heltidsansatt med tilstrekkelig kompetansebredde. Også når selskapet vokser raskere enn rekrutteringsevnen.
Hvis du har behov for å analysere data uten at eksisterende systemer som gir støtte for dette i dag bør du vurdere en BI – løsning. Et BI – verktøy er nyttig når du ønsker et helikopter-perspektiv av virksomheten – som krever data fra flere kilder.
For mindre kunder vil dette kunne være å hente data ut ved bruk av Power BI eller andre verktøy direkte fra kilde, eller ved å bruke løsninger som Onestop reporting.
For kunder som har mer komplekse behov, og som gjerne har flere kilder de henter data fra, kan det være formålstjenlig å tenke noe større. Da er anbefaling å etablere en dataplattform for mellomlagring av data til rapportering og analyse formål. Dette er og en BI – løsning, men en «større» løsning enn det vi anbefaler for de små. Alt vil jo handle om kost – nytte vurderinger.
Våre erfaringer tilsier at er det mer enn 3 kilder du vil analysere data fra, bør datavarehus/dataplattform automasjon vurderes. Dette vil effektivisere arbeidet betydelig, og gir automatisk dokumentasjon for å kunne sikre forretningsverdi. Dette tar og vekk noe av personavhengigheten internt i selskapet, noe som kan være utfordringer for kunder med få resurser.
En regnskapsfører fører bilag, kjører lønn og leverer pålagte rapporter. En controller bygger styringsdata, prognoser og analyser som ledergruppen bruker til å ta beslutninger. Mange selskaper kjøper det første og tror de får det andre.
Vil du lese flere artikler som denne?
Ta del i vår kunnskap om økonomistyring og teknologi. Meld deg på vårt månedlige nyhetsbrev under.